目前国内管理信息系统(mis)开发研制一般采用人们熟悉的dbasex、foxbase或foxpro等,这里将简要介绍如何用excel开发mis。一般来说,一套mis主要包括信息输入、信息处理、信息输出三大组成部分,用excel处理这些部分均显得游刃有余。excel是windows环境下的一种电子表格软件,可向用户提供史无前例的超强功能和易用性。它同时具有电子数据表、图表和数据库的功能,具有极强的分析性能、报表制作工具和丰富的统计图表。笔者曾用中文excel 5.0 for windows为一企业开发研制了一套物资管理、财会管理、营销管理和人事管
理的mis,充分感受到其强大功能和方便性。下面就信息输入、信息处理、信息输出界面设计、代码设计和数据保护等方面的问题谈谈如何使用excel。
一、信息输入
最常用的信息输入方法有三种,一是在工作表(worksheets)的单元格(cells)中直接输入文字和数据(重复数据可由填充把柄拖拉而得);二是采用输入框(inputbox)输入少量数据;三是自行设计对话窗体(forms),在其上可加入标签框、文本框、列表框、分组框、选择框、滚动条和命令按钮等,然后设计其对象格式(如属性、保护、控制项、对齐、字体和图案等)。当然,windows提供的剪裁板进行数据的复制或粘贴也不失为一种常用的方法。此外,excel还提供了强大的文件转换功能,可将txt文件、dbase、lotus 1-2-3文件、quattropro文件、ms work文件、sylk文件、dif文件等直接转换为excel工作簿文件,这就为数据的共享、快速录入及转换提供了极大的方便。
二、信息处理
按行业的不同,信息处理的要求有较大的差别,常用的信息处理包括数据的修改、查询、检索、排序和统计汇总。在dbase中,这些工作一般需要编程设计,而在excel中,几乎所有的工作均可由excel本身提供的功能轻松地完成。最常用的是右端"数据"菜单中的各项功能∶"记录单"选项提供了数据库记录查询、输入、修改或删除的简单方法;"排序"选项提供了数据库记录同时按三个字段的排序方法,可以按行或按列、以升序或降序、考虑或不考虑大写来进行排序;"筛选"选项提供了隐藏除符合指定条件外的所有数据的方法,为数据库同类记录的查询和重点显示提供了方便;"分类汇总"选项提供了同类数据的汇总及统计方法;"数据透视表"选项可以迅速使一个复杂的表格变得容易阅读和理解,它可以方便地概括出感兴趣的字段,从不同的角度"透视"出求和值、计数值、平均值、最大值、最小值、乘积值、标准偏差、总体标准偏差、变异值、总体变异值。
表格设计是mis的重点和难点之一,然而在excel中,表格设计却易如反掌。excel的工作簿(workbooks)是一个三维电子表格,一个工作簿由若干个工作表构成,每个工作表本身就是一张表格,它最多可达16384行256列,足以满足表格设计的需要。表格中每一行的高度和每一列的宽度均可随意调节,多余的行和列可以隐藏起来,表格中的每个单元格可有不同的字体、字号、边框线、前景色、数据格式、对齐方式和保护方式,在每个单元格中还可插入不同的文字附注和声音附注。此外,在每个工作表中可任意绘制直线、曲线、矩形、椭圆、箭头和
各种窗体控件(controls),并且还可插入其他windows应用程序的图片和对象,支持ddl和ole。excel的这些功能为灵活设计各种复杂的表格提供了极大的方便。
统计图表是各类mis的特色之一,能否设计出美观易懂的图表从一个方面反映了mis生命力的强弱。excel的作图能力特别强大,操作使用方便,它可从工作表中灵活地提取所需的数据,快速生成二维或三维的条形图、柱形图、饼图、环形图、散列图、曲面图、雷达图等。
三、信息输出
excel具有所见即所得的功能,凡是在工作表上能显示出来的内容(文字、数据、图形、图表)均可打印出来,超宽表格可以自动分页打印;其打印选项十分丰富,完全不需要自己编写另外的打印驱动代码。
四、界面制作
在excel中,mis的界面既可采用对话窗体进行设计,也可在工作表上直接进行设计,窗体的各种控件可随意放置在工作表上。在录制或编写了宏代码后,还可根据自己的需要任意修改excel的菜单、工具箱以及提示行显示信息,而隐藏excel本身的菜单系统,使mis仿佛脱离了excel处于单独运行之中。
为了在进入windows的同时就进入mis界面,可在windows的初始化文件中加入load=c:\excel5\ /e,在c:excel5\xlstart子目录中加入mis的界面控制程序,这样将在启动windows的同时直接进入excel环境并启动mis的操作界面,而不显示excel的启动封面;auto-open是含有特殊含义的子程序名称,它可在打开工作簿的同时运行auto-open中的语句。
五、代码设计
对于简单的mis,一般不需要进行代码设计,用excel本身提供的各项功能就可满足要求。除具有通用的工作表函数外,excel还提供了丰富的日期和时间函数、财务分析函数、统计分析函数和假设分析函数。例如在b1单元格输入公式"=average(a1:a9)",就可直接求出从a1到a9中各单元数据的平均值。
然而对于比较复杂的mis,则必须使用excel的编程语言—visual basic for application (vba,也就是excel的"宏")。vba直接嵌入excel的工作簿中,其语法规则非常类似于visual basic,比较容易掌握。vba包含丰富的各种函数、方法、对象、属性和语句。理解并逐步掌握vba中数量庞大的各类方法、对象和属性是在excel平台上进行二次开发的关键技术。excel的所有菜单操作均可通过vba编程实现,此外vba还可以实现excel本身不具备的功能,如api函数的调用。利用excel提供的"录制宏"功能是初步学习vba的简捷方法。熟悉vba之后,就可自己修改宏并编写新的宏。
需要说明的是,中文excel 5.0的宏支持汉字过程名和变量名,这就为程序的阅读和维护带来了便利。例如以下的代码片段是正确的∶
1: sub求和计算()
2: dim 被加数,加数,求和数
3: 被加数=100: 加数=350
4: 求和数=被加数+加数
5: msgbox 被加数 & "与" & 加数 & "的和等于" & 求和数
6: end sub
六、数据保护
mis的数据保护能力是用户和软件开发人员共同关心的问题。用dbase开发的mis,往往需要为设计数据库的保密功能而绞尽脑汁。然而在excel中,您不必编写任何程序代码就可达到数据保护的目的。excel为用户提供了多级保护手段,可以自行选择是否保护每个单元格或每个控件,是否保护某张工作表,是否保护每个工作簿,是否需要输入打开工作簿的口令。一般而言,打开工作簿的口令由用户设定,其他保护功能由程序设计人员设定,一经设置了保护功能,任何人(包括程序设计者)在不知道口令的情况下均无法越权使用。
excel内置的强大功能以及提供的二次开发平台,为快速、简便地开发出具有专业水平的mis提供了高效的手段,其众多功能无法逐一谈及,尚需读者在使用中摸索。
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