论文摘要：善于有效地利用时间是提高行政效率的重要途径之一但对时间的利用和管理只一般地论述和强调是不够的必须要有时代感现代意识提高行政效率必须树立现代的时间观念即时间的价值观效能观结构观适度观和反馈观
行政效率是个统揽全局的根本问题它是行政管理的生命和归宿是行政现代化的一个准绳是行政管理学研究的永恒主题如何提高行政效率人们进行了不懈和有益的探讨比较一致的看法是通过提高行政人员的智能素质建立科学的行政程序运用现代的行政手段采取正确的领导方式善于有效地利用时间抓住关键因素充分发挥行政人员的积极性和创造性等途径来实现笔者基本同意上述的种种见解但对其中关于善于有效地利用时间的论述认为有必要作进一步的阐发。
许多论著在论述善于有效地利用时间时只是一般地强调时间的重要性以及有效地利用和管理时间的几方面措施这种论述缺乏时代感没有现代气息本人认为提高行政效率必须树立现代的时间观念。
行政管理总是在一定的时间空间中进行的时间是行政效率的一个基本要素是测量行政效率高低的一个重要指标在其他条件相同的情况下凡是在同一时间内完成更多的工作任务或是在完成相同的工作任务中消耗最少的时间就是效率高反之就是效率低现代社会是高效率的信息社会现代生活是快节奏的多变生活讲求效率珍惜时间是一切现代人都应具有的思维品质更是各级行政领导应当具备的思维品质高效的行政效率和高超的领导艺术是与领导者思维中现代的时间观念息息相关的。
首先现代的时间观念表现为时间的价值观在辩证唯物主义看来时间是运动着的物质的存在形式是物质运动过程中的顺序更替和前后联系的体现时间的特点是一维的它总是朝着过去现在到将来一个方向流逝着具有一去不复返的不可逆性我国古人一直告诫说一寸光阴一寸金寸金难买寸光阴失落黄金有处找误了光阴没处寻盛年不重来一日难再晨及时当勉励岁月不待人讲的就是这个道理。
自然流逝的时间不具有价值的属性但时间一旦纳入人的活动范围作为社会时间而存在时就具有了价值的属性人类所创造的一切财富(包括物质财富和精神财富)都是在一定的时间里创造出来的其价值量也是用其所包含的社会必要劳动时间来度量的对于领导者来说时间更具有特殊的价值时间同领导工作相结合就产生了体现领导工作价值如何的领导政绩马克思曾经说过正象单个人的情况一样社会发展社会享用和社会活动的全面性都取决于时间的节约一切节约归根到底时间的节约领导者对时间的有效利用程度会影响到领导的职能活动最终必定影响到整个组织的整体贡献对于领导者来说赢得了时间就等于赢得了胜利时间就是金钱就是资源就是生命正如恩格斯在暴力在历史中的作用中说的在德国人们最后也开始注意到在今天时间即金钱著名美国管理学家杜拉克在有效的管理者一书中也指出时间是一项特殊的资源也是最稀有的资源时间借不到租不到买不到时间过去了就永远不再回来时间也没有任何代换品因此时间永远是最短缺的人从呱呱落地第一声啼哭开始就进入了一生时间的倒计时如果领导者在自己的岗位上碌碌无为没有政绩那就浪费了自己的宝贵生命生意味着死如果在自己有限的执政期间能比别人作出了更多的工作为社会作出更大的贡献那就等于延长了自己的生命杜拉克认为有效的管理者最显著的特点就在于他们能够珍惜时间不能管理时间便什么也不能管理有效的管理者不是从他们的任务开始而是从掌握时间开始由此看来领导者提高工作效率的首要条件就是要树立时间的价值观念做到十分珍惜时间没有时间的价值观念一个领导者就绝不会有时间的紧迫感也绝不会有工作的高效率。
目前在一些领导者中存在的办事拖拉互相推诿动辄开会会而不议议而不决等等现象就是浪费时间和精力消耗最稀有的资源从而给社会主义现代化事业造成损失这些行为都是和时间的价值观念格格不入的其次现代的时间观念又表现为时间的效能观社会时间的价值不是均匀分布的而是随着主体活动状况的不同而有所不同一方面社会时间在不同的主体即不同的人那里具有不同的效能它表现为讲求效率的人与不讲效率的人比在同一时间里所创造出的财富(既包括物质财富也包括精神财富)不同因而同一时间所包含或具有的价值是不相同的正因为有这种不同所以领导工作必须处于主动状态领导者必须认真研究本部门本单位的技术构成做到知人善用各尽其能充分发挥资本的整体效益要尽可能排除琐碎事务集中精力抓大事二战名将蒙哥马利说极端紧要的是一个高级指挥官绝不应埋头于琐事堆中指挥官整天忙于琐事没有时间静心地深思熟虑决不可能制订出高水平的作战计划或者有效地进行大规模的作战行动领导者抓大事就是抓政治方向经济效益决策用人思想政治工作这几项与此无关的事尽可能交由他人去办理同时在劳动报酬方面也应坚决贯彻效率优先兼顾公平的原则最大限度地调动全体员工的积极性主动性和创造性另一方面对于同一主体来说同样数量的时间在不同的情况下也具有不同的价值例如当一个人在精神饱满精力旺盛的时候所进行的工作的质量和数量都要比精力不佳时好得多多得多从而具有更高的价值用这一时间观念来指导科学地运筹时间就应该用精力最好的时间干最重要的事情把较次要的事情放到精力较差的时间去办只有这样才能使每一段工作时间都发挥出应有的效能从而在总体上发挥出时间的最大效能一个高明的领导者要善于去支配时间把握时间的节奏性而不能不分轻重缓急平均地分配和使用时间。
再次现代的时间观念表现为时间的结构观时间是连续的但从社会活动的角度来看它又是分阶段的从而也具有连续性的一面时间从纵的方向上可以根据事件的发展而分割为不同的片断部分事件的发展便把各个时间片断和时间部分组成为一个整体即时间系统而各个时间片断和时间部分的组成方式则成为时间的结构时间组合得是否合理时间结构是否科学也关系到工作效率的高低。
对于领导者来说通过时间结构的合理化来提高工作效率通常表现为从早到晚把全天的时间进行系统而全面的安排把工作的高潮时间和低潮时间各项所要进行的具体工作时间都作出周密细致的安排这样才会胸中有数有条不紊地处理好各项工作使各项日程有机地衔接起来紧凑地向前推进。
领导者建立合理的时间结构还在于劳逸相济张驰结合巧妙而又合理地安排休息或松驰的时间或者巧妙而又合理地转移大脑的兴奋中心使体力和脑力都能尽快地得到恢复这也是提高工作效率的诀窍古语云文武之道一张一驰列宁也说过不懂休息的人是不懂得工作的人马克思钻研理论疲倦了就做数学习题列宁学习和工作疲倦了就打打秋千散散步用辩证的观点来看休息和工作之间往往是相对而言的并没有绝对分明的界限比如领导在思考问题制定决策的脑力劳动疲倦以后转而同下属谈谈话聊聊天似是在休息脑力然而又是在从事着同下属交流信息沟通情感的工作说不定从中可能产生出一些新的思想火花找到一些更加切合实际的解决问题的新办法所以领导者巧妙地转换自己的工作内容实际上就是从时间的结构上挖掘潜力提高工作效率领导者建立合理的时间结构还包括制定长远的时间安排例如一个月一季度甚至一年内所要抓的几件大事这些事情各需要多少时间其先后顺序和衔接关系等等正如捷克的夸美纽斯所说时间应分配得精密使每年每月每天和每小时都有它的特殊任务如果更长一些还包括数年甚至数十年所要从事的大业及其为此所需的步骤阶段等等制定出长远的规划来既有长计划又有短安排就更能保持长时期内合理而有效地使用时间保持工作的高效率
更次现代的时间观念还表现为时间的适度观所谓适度就是把握事物发展的节骨眼抓住时机当机立断在解决问题的时机尚未成熟时只采用一般的措施创造条件积极准备待机行事而时机一旦成熟就要采用最好最有力最果断的措施这样才能获得最好的成效。
事物的发展总是由量变到质变又由质变到量变的事物的量变达到一定的度便会发生质变这个度就是事物变化的节骨眼量变和质变是事物发展的两种不同状态两个不同阶段在量变阶段事物的变化比较平稳缓慢与此相适应的工作时间就比较长工作方法就需要比较温和质变阶段事物的变化则较为迅速剧烈与此相适应的工作时间就比较短工作方法也就需要比较激烈这两种不同的方法要随着事物由量变到质变的转化而及时地加以变换这就要求领导者既要注意审时又要重视度势同时在处理问题解决矛盾时既不要不及也不要过头过犹不及都是错误的不及不能解决问题过头也不能解决问题反而把事情弄得更糟这就需要做得适当掌握好火候及时变换方法一个好的领导者只有掌握了时间的适度工作中的火候将各种领导方法运用得当才能获得好的效果例如为了交流信息需要安排开会但开会又不能过多开会也不能不分时机又如为了鼓励先进需要进行适时的奖励时间提前或拖得太久都不好同时对一些不良现象也要进行适时的惩罚光奖不罚不行光罚不奖也不行而且还要奖得适当罚得合理才能使奖罚都起到最好的作用是否能掌握好工作中时间的适度往往关系到领导工作的得失成败要做到善于把握火候精于这一领导艺术就必须有一个辩证思维的头脑把握住事物由量变到质变的辩证运动规律把握住什么样的时间条件是最有利于矛盾转化的进而用不同质的方法去解决不同质的矛盾最后现代的时间观念还表现为时间的反馈观时间尽管是一去不复返的但作为有意识能思维的社会活动主体来说却可以产生对过去了的时间的回忆这就能够记住自己在过去了的时间里从事了什么样的活动做出了什么样的事情利用这种能力人们就可以不断地检查过去的时间是怎样花费的发现了哪些时间是被合理地利用的哪些时间是被浪费掉了的以及发现什么样的方法能够最有效地利用时间提高效率而什么样的方法则容易导致浪费时间降低效率通过这样的检查总结出经验教训又反馈回下一步的行动中从而更加有效地使用和支配时间这就是时间观念的反馈观或运筹时间上的反馈方法苏联著名昆虫学家抑比歇夫从26岁起每天都进行时间统计日有大计年有总结直到逝世从未间断这就是一种时间反馈方法通过这一途径他不断改进自己使用和运筹时间的方法使浪费的时间越来越少作出的成果越来越多。
现代领导者要极大提高工作效率尽量避免时间的浪费应该运用反馈的方法来运筹时间通过不断回顾检查和总结运筹时间的得失来提高自己高效能地运筹时间的能力和艺术对时间的反馈不仅可以对过去的时间进行回顾检查而且还可以将要花费的时间进行预测估计或称时间预算这叫超前反馈例如一位外国管理学家提出在你进行任何工作以前都要问三个能不能第一能不能取消它第二能不能与别的工作合并第三能不能用更简便的东西代替这就是对未来所要使用的时间进行预先检查然后反馈到行动使能取消者就取消能合并者就合并能简化者就简化由此可减少行将发生的时间浪费从而大大地提高工作效率。
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