行政管理部门是企业事务性职能管理的总和。构成行政部门的各行政人员承担着对内、对外的综合性工作，是领导的助手和参谋，行政人员的工作保证了企业行政工作科学高效的运作。因此对行政人员在思想觉悟、专业技能、综合工作能力等方面提出了严谨的要求。但实际工作中，行政人员仍存在许多不良习惯，管理者应及时发现不足，针对性的提出改进意见，降低不良习惯的发生率，以确保企业健康长远发展。
一、引言
企业行政管理是企业依据科学的法律、制度、原则为达到既定的行政效率、经济效益而制定的符合企业文化的职能性管理的总和。现代行政管理在组织中扮演执行任务、监督控制、政策协调的综合性角色，具有强制权威与服从机制的特性，为企业高效、快速地组织生产经营奠定坚实的基础。行政管理岗位的特殊职能要求行政管理人员具有专业的职业技能能适应多变的市场竞争环境。
实际完成工作的过程中，由于工作人员本身主观素质原因，使其在工作中暴露出普遍存在的不良习惯。致使企业的生产经营目标可能受人为因素的疏忽而延误，不利于长远健康发展。
二、存在的问题
(一)专业素质不高
行政工作在实际分配中呈现多向性、多功能性的特点，而行政人员受自身理论学识、实际经验、新事物接受度等因素的不同而呈现出客观差异。因此部分行政人员在专业修养、工作执行力方面素质较低。
资历学识尚浅的行政人员，初出茅庐本身专业度不高，业务水平有限，不能快速高效的完成工作，影响团队合作，不利于项目整体的进程发展;资深行政人员拥有一定经验，独当一面的同时，自我评估较高，易倚老卖老、投机取巧，降低工作质量;身居特殊岗位的行政人员需要与企业员工、政府人员、社会公众进行业务往来，因此需要掌握沟通技巧，合理控制时间，但很多行政人员人际关系处理不当，影响工作。
行政工作内容多、范围广，直接影响领导层发布决策的准确性及逐级贯彻程度。行政人员由于自身惰性、拖延等主观原因，随意搁置工作，延迟企业上下级间联系，使得工作信息不及时，不利于项目的相互协作开展，一个迟缓而影响整体进度，损害到公众利益。
(二)偏离工作中心
行政部门不同于技术部门，其个人主观性较强易出现公私不分、蜚短流长的偏离实际问题。
有些行政人员易感情用事，心理承压能力差，倾向于将家庭、社会中的负面情绪带到工作中，在决策方面，易作出极具个人色彩的偏差判断，感性大于理性，从而降低工作完成质量。
企业作为公共组织，人员众多，使有些行政人员利用工作之余谈及、评论他人私事，而行政人员代表公司形象，多与外界接触的特殊性，确保行政人员要树立健康的正面形象，但恶意谣言会抹黑企业形象，激化内部矛盾，削减企业凝聚力，影响企业文化建设。
(三)部门协调不畅
行政部门是高层管理者的辅助部门，协助完成指定的任务目标。有些任务具有偶发性，致使行政人员不得不搁置手头工作重新着手新工作，易陷入被动境地。例如新增接收传真、接待来客、陪同视察等无法预见性工作，在前期没有预留工作时间的情况下增加了行政人员的负担。有时管理者不能体谅下属工作内容，对于工作过分挑剔，上级的误解增加了行政人员的心理压力，打击工作主动性和积极性。
各部门工作分工协调不畅、行政工作多对一的局面，致使员工心生倦意、偷工减料，严重影响工作质量。
三、改进意见
(一)定期培训
高层管理者根据岗位工作的要求不同进行分类施教，培训与本岗位相关的理论知识及实践技能，做到精准教学、学以致用。培训后期以考评的方式检验员工的学习成果，并对考核优秀的员工给予奖励。
对于棘手难题，以管理者为组长组建研讨小组。组内定期开展讨论课题，运用头脑风暴等方法各抒己见提供综合性解决方案，在学习理论知识的同时积累实践经验、及时调整工作方向。研讨小组旨在激励员工不怕困难，集集体之智慧逐个击破。有助于锻炼员工实际办事能力，提高工作效率。
(二)导向功能
对于行政人员遇到的来自工作、家庭、社会各方的压力，通过宣泄、倾听、咨询的方式合理引导，纠正员工的心里矛盾，帮助员工根据自身条件，树立适当的发泄目标 。
企业应适当举办娱乐活动，让员工在工作之余培养独特的兴趣爱好，放松身心、转移注意力、调整因工作带来的心理压力，从而减轻负担。
企业通过疏导、转移注意力的导向功能，在宏观层面确保行政人员的心理和行为朝着管理者共同期望的目标发展。
(三)积极沟通
员工因个人主观意识不同，易产生员工与员工、员工与管理者、员工与企业间的不同程度的观念分歧。由于管理层级的差异，及部分管理者属于“经济人”的本性，使其只注重追求效率最大化而忽略以人为本的员工内心想法，加剧了双方间的沟通壁垒。企业应根据行政人员不同的问题程度，采取不同的沟通方式。
针对心理压力较大的员工配备专业的心理咨询师，同时作为管理人员，主动学习管理沟通知识，耐心倾听员工的问题。
对于散播谣言产生的疑虑性焦点问题，企业应具有回应性，及时准确说明事情的真实度。回应性是企业责任的体现，也是责任的延伸，发出企业权威的声音，调查清楚事实真相，准确、客观、及时澄清谣言，为当事人还原事实真相，为其他员工端正心态，扫清流言障碍，树立实事求是、以人为本的清正之风。
沟通过程即疏导过程，多面沟通是协调行政人员各方矛盾的调节器，有助于了解行政人员的真实想法，消除疑虑，打破各方的沟通壁垒。
(四)科学政策
运用科学理论知识，以政策制定、政策执行、政策评估、政策监控、政策终结四个环节为政策周期建设途径。企业依据员工间存在的实际问题，针对不良习惯产生的原因，界定问题，以高层管理者为组长成立包含管理者、专家顾问、行政人员三方组成的政策制定小组，通过设计方案、预测结果、比较和决策方案等环节，确定符合企业实际情况的政策制度。之后将政策方案付诸实践过程，在此过程及时对某项政策的效果、优劣，依据标准和程序进行政策评估。保留有效达到纠正不良行为目的政策，终结多余、不必要、不起作用的措施。对政策过程周期实施监管、控制、调整部分功能活动，避免中间环节失误而造成成本损失，确保政策方案可行，决策成效满意，制定科学政策能在根本上保障不良行为的产生。
四、结语
行政人员是行政管理部门的主要执行者，行政部门作为企业运营的保障部门决定了其对工作细节的严苛性。要求行政人员工作职责分工明确、高效快捷，因此对于现行中专业素质低、偏离工作中心、部门协调不畅、忽略企业文化的不足，管理者应积极重视，采取定期培训、导向功能、积极沟通、任人唯贤、科学政策措施，通过企业、行政人员间的共同改变，避免陋习的发生，帮助企业目标早日达成。
作者：赵志腾 来源：速读·下旬 2016年7期
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