高等院校系部办公室行政工作思考
随着高等教育的快速发展论文联盟http://,高校的教学、科研和日常行政管理工作面临着很多新的问题,承上启下、上传下达、综合协调的系部办公室也发挥着越来越重要的作用。同时高等院校作为一个特殊的社会组织,在推进内部管理体制改革过程中,为充分发挥和调动各基层组织的积极性,逐步形成了具有高校特色的院、系两级管理的运行机制,系部办公室也有着自身的特点。
一、高等院校系部办公室工作的新特点
目前,我国高等教育及高校的改革和发展正呈现出前所未有的蓬勃局面,高等教育信息量大面广,发展变化日新月异。在这种新形势下,系部办公室也呈现出以下几个方面的新特点。
1.面临更多的挑战。
随着社会发展的步伐加快,不断更新的信息要求系部办公室转变成为一个能够快速反应的信息系统,保证高校各类信息上传下达,并且要及时、准确、全面,充分发挥信息的宣传、参谋、服务、引导等功能,为广大师生员工和社会大众提供便利、快捷的服务,这是新时期高校办公室工作管理的必然要求和主要任务。随着管理体制改革的日益深化,高校面向社会参与竞争谋求生存与发展的风险和机遇越来越多,高校和学校领导对信息的需求也必然更加迫切,必然要求加强系部办公室的反应能力。这也是系部办公室面临的新的挑战。
2.工作范围逐步扩大。
在高校不断深化改革与事业不断发展的形势下,系部逐步成为相对独立的教学和科研单位,类似于二级学院,一般由系领导、教研室、学生管理科、系办公室等组织构成。系部办公室工作已由过去涉及面相对简单,逐步拓展到学校各个领域。从与院部机关联系的角度看,系办公室工作几乎涉及学校党委、后勤、人事等各个行政部门。随着近年来高校评估工作的展开,系部办公室还负责本专业评估工作的总体协调、资料收集工作,负责评估网站的维护与更新。另外,近年来教育部注重实践教学,高校的专业实验室的建设步伐加快,相当多的工作也安排由系部办公室处理。
3.工作内容不断增加。
系办公室已由传统的负责教务、考务、学生学籍成绩管理工作,逐步拓展到教学、科研、专业图书资料、师生管理和后勤服务等诸方面的组织、协调、服务、管理工作。同时,有很多档案文件管理需要系统化、规范化和信息化,如师资档案、固定资产统计、教学档案、各种院发的文件等,需要建立电子档案,实现无纸化办公。另外,系部办公室还负责对外联络、实践基地的建设等具体工作,工作内容多而杂。
4.工作要求进一步提高。
近年来,随着学生数量的剧增,教师队伍也不断壮大,教学、教务、科研、行政、后勤管理和服务的性质也发生了较大变化,办公室人员承担的工作任务成倍增长。同时,社会生活节奏的加快和信息科技的发展,使得系部办公室工作节奏越来越快,工作要求也越来越高,这也越来越要求办公室工作人员应主动积极地相互配合。系部日常公务运转,包括每天事务的安排,一些比较重要和重大事情的布置、催办与落实,各种信息的上传下达,与外部四面八方的联系沟通等,都主要靠办公室运作这些工作。只有提前准备,相对独立地开展,才能使高校发挥其桥梁纽带和参谋助手的作用。
二、系部办公室工作创新发展思路
1.树立创新观念。
创新是一种工作方法,做任何工作都需要强调求实创新、与时俱进。办公室的工作地位和性质决定了它具有服从性和服务性等特点。按程序办事,按领导的意图办事,但这并不意味着办公室人员事事都要依赖领导,处处只能被动应付,同样需要发挥自己的主观能动性和创造性。同一件事情,不同的人去办,效果不同,结果也不尽一样,这就是主动性、创造性在起作用。随着办公室工作的内涵不断丰富,外延不断扩大,不断涌现的新事物和新问题使以往的习惯做法、工作经验和程序规范已经不能完全适应形势发展的需要。这就要求办公室人员适应新的形势,解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新,在观念、思路上有所更新,在方法、措施上有所创新,不断探求解决问题的新途径和新方法。只有这样,才有可能形成新思想、新观念和新对策,不断提高自己的工作质量,提升自己的工作能力。
2.强化和调整系部办公室的工作职能。
在强化职能的同时努力转变办公室的工作职能是高校办公室面临的新课题。系部办公室一般负责日常事务性工作和重大活动的组织安排,主要是进一步找准办公室工作的位置,强化办公室的基本职能,更好地服务于系部中心工作。转变工作职能,就是要把办公室的职能定位到必须由办公室承担的工作职责上来,做到权责分明,要根据工作的需要对一些工作进行必要的调整,合理调配办公室的资源,要根据学校及系部改
革和发展面临的新形势、新任务,进一步强化审核把关、督促检查、信息调研等方面的工作职能,从实际出发,准确定位自身的职能,把该管的事管论文联盟http://住、管好。
3.加强各种信息的开发,要充分利用信息手段搞好系部办公室的工作。
当今社会是信息化的社会,加强各种信息的开发,必须实现信息工作手段的现代化。随着互联网的迅速普及和网络技术的飞速发展,信息化的社会要求系部办公室也要运用信息技术,努力推行电子政务,全面实现办公室工作的自动化、网络化、电子化、无纸化。充分利用校园网、教务系统、后勤管理系统等优势,实现信息资源共享,预见性地主动为领导和各职能部门进行决策提供更便捷的信息咨询服务,真正发挥信息工作的决策效益和经济效益,用信息来为工作服务,努力满足不同层次对信息的需求。要善于总结工作中的新思路,形成经验,予以宣扬,对可能出现的新情况、新问题,要尽早掌握,及时汇报,以便妥善解决。
另外,信息工作要做到职责分明,严格把关,真材实据。特别是档案信息要加强开发制作数据库,实现计算机检索。各类信息经鉴别、分析、筛选、综合加工处理后,提炼出对系部决策和指导工作有重大参考价值的综合信息,并且重要信息要及时向上级报送。
4.加强作风建设,提高服务质量。
在新的形势下,更好地发挥院系办公室的作用,更好地服务于教学、科研,服务于学校的发展,也是在实践中一直努力探索的问题。为师生服务、为教学科研服务是办公室的核心工作。因此,办公室人要切实坚持和培养雷厉风行、求真务实的良好作风,快事快办,急事急办,特事特办。对能办的事情,要热心办、赶快办、认真办;对可办可不办的事情,也要努力办;对不能办理的事情,要做好细致的解释工作,让师生谅解,感受到温暖。在实际工作中,紧紧围绕中心工作,积极开展调查研究,及时了解和掌握各方面的情况,体察师生所愿所想、所忧所虑,以人为本,以学生为本,当好领导的参谋和助手,当好广大师生的贴心人。
5.加强对系部办公室人员的培训。
高等院校应定期开设业务培训班,提升办公室人员的能力,并使之制度化和规范化。比如,开设系统的实际操作与应用等,通过校园局域网,接受上级指示,通过网络完成上级布置的工作,娴熟地利用教务系统、管理系统、资产管理系统等不断更新知识。同时,可以加强兄弟院校的交流,学习借鉴行之有效的办法和经验,积极运用现代科技手段,特别是互联网、办公管理系统等以提高办公室的工作质量和效率。目前高校在办公网络和校园网的建设方面取得了很大进步,如大力推进系部办公室自动化建设,提高办公室工作人员的计算机及其网络的应用和办公自动化水平,积极运用现代信息技术转变办公室的工作方式,毫无疑问,这些对于提高工作质量和效率,加强信息资源的开发利用与共享十分有益。 转贴于论文联盟 http://
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