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工程项目采购成本控制研究 摘要：采购是工程项目成本优化的关键环节，成功的采购不仅来自于采购方的采购行为，更依赖于高水平的采购管理。本文着眼于此，从项目实践出发，讨论采购成本的控制方法，进而提出了改进建议。 关键词：采购成本；制度；方法 1 引言 工程项目的成本可大致分成两类：管理成本和采购成本。一般而言，后者占项目成本的比重要远远高于前者，所以，控制好采购成本并使之不断下降，是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。以笔者参与的内蒙古托克托2 x 600 mw 电厂汽机岛成套项目来说，不涉及土建和安装工程，实际项目成本约为5．2亿元人民币，采购成本4．8亿元人民币，是管理成本0．4亿元的l2倍之多。在包括土建安装的电站总承包项目中，由于土建安装中蕴含大量的采购行为，据国家规划院统计资料表明：采购成本占工程总造价的70％ 以上。如果按照现代采购的观点，项目采购包括劳务采购和物资采购，则采购的比重还要大大增加。因此，控制采购成本对工程承包企业的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在企业本次采购现金流出的减少、利润的增加，而且有可能影响供应商的长期经营政策，导致市场环境的变化。所以，合理的采购管理还有可能促进行业规范并提高行业竞争力。笔者所在工程项目经理部在过去的三四年里，完善采购管理制度，加强采购成本的控制，使总体采购成本下降20％ 以上，使项目的整体实际生产成本比估计成本下降了上亿元人民币，取得了良好的经济效益。为此．对工程项目中行之有效的采购成本控制方法进行归纳和研究．使之理沦化和系统化，对以后的工作提供进一步的帮助。 2 建立健全采购制度，做好采购成本控制的基础工作 采购工作涉及面广，并且主要是和供货商打交道，情况比较复杂，因此，企业必需制定合理的采购制度，设计合理的采购程序，并严格执行之，使采购工作有章可循，既控制采购成本，又促进项目参加者的全面发展。尽可能地避免给采购人员提供暗箱操作的温床，导致采购成本的不合理上升。完善的采购制度，包括供货商的准人制度、采购的流程审批制度、采购激励制度等三个主要方面。 2．1 建立供应商准入制度 供应商准人制度主要包括供应商评价体系、供应商档案管理和供应商选择原则三个部分。在操作上，首先对潜在的供应商进行评价，由质保部、项目管理部、技术部等联合考核，对重点物资的供应商要进行实地考核，考核过程公开化、程序化和数量化，只有通过考核者才能成为归档的合格分承包商。供应商档案应包括供应商档案编号、详细联系方式和地址，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行帐号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人建立数据库进行集中管理：物资采购原则上从已归档的供应商中选择，重要物资则必须向归档供应商采购。 为支持供应商准人制度的执行，还应建立物资价格档案。由公司项目管理部门与市场部门负责，对所有采购材料建立价格档案。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。 项目经理部执行采购时，对每一批采购物品的报价，首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要做出详细的说明。 供应商准人制度的建立和实施，避免了传统供应管理模式的一些不足。在传统的供应管理方式下，缺乏科学选择供应商的方法，在选择供应商时，多参考供应商本身提供的各类书面文字材料、自我介绍及在市场上的口碑，或凭决策者个人主观臆想选择供应商参与竞标，因而在供应商选择时，人为因素比较大，这既不利于采购成本的控制，同时也会给广大供应商造成不良的影响，影响了本企业的声誉。而实施供应商准人制度以后，这些不足在相当程度上得以克服。 2．2 规范由工作流程统驭的采购制度 任何一种制度总是依附于一定的工作流程，并由工作流程所承载。因此，项目经理部按照本企业的is09000体系中规定的采购制度，有针对性地加以细化形成本部的工作流程，并对每一工作环节，制定相应的工作规范，形成项目经理部的采购制度。这种由工作流程所统驭的采购制度，规范了采购活动，提高了效率并尽可能杜绝了部门之间经常会产生的推诿，还能预防采购人员的不良行为。采购制度中规定了物料采购的流程如下：物资采购的申请、授权人的批准权限、相关部门(如项目管理部、技术部)的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，在采购制度中规定采购的物品要货比三家，确定分包商时， 由专工填报分包商名单审批表，并要求相关人员签署意见，由技术副总进行筛选审批后，报项目经理部经理办公会讨论批准；专业工程师根据合同和设计院的设计，制作标书技术协议，甲、乙类物质报公司相关部门会签，填报技术招标书审批表；商务部根据合同制作商务合同和相关附件，填报商务招标书审批表；技术评标由技术剐总负责组织并得出评标结论，填报技术评标结沦表；商务副总、技术副总或指定的其它人员应在商务报价和技术评标结论表的基础上，做出商务、技术综合评标，并填商务、技术综合评标表；最后，由质量工程师按公司质量控制程序要求填写“工程物资采购审批表”报项目管理部审核。 另外，工程项目经理部还专门制订了两条原则：(1)项目经理部人员在合同签订前不得参加制造厂的宴请及与投标单位单独接触；(2)供应商提交的报价书开标前任何人不得拆封，应原封提交商务副总(商务副总出差或长时间不在时交技术副总)，在讨论商务价格时公开拆封，以确保招标的公平公正。 2．3 合理设计基于工作任务书的激励机制 采购工作始终是人的工作，人的主观能动性的发挥始终是采购工作质量的决定因素。因而，合理设计采购工作的激励机制，做到“功有所奖，过有所罚” ，进而“人尽其才，财尽其用” ，采购工作的质量才能真正提高，采购成本才能真正控制。从这种观点出发，根据采购人员的工作业绩结合工作努力情况决定奖惩。为使奖惩行为客观公正，使奖惩措施的激励作用积极合理，项目管理部对重点物资参考公司价格档案库中的准购价格和价格评价体系，设计针对性极强的分类任务成本书，将成本控制的任务分解、细化、量化、结构化和制度化。在此基础上，通过公开、公平和公正的“参与制”方法，集体决策，事前订出针对各任务书的奖惩办法。事后严格对照任务书的各项内容，按事前集体决策，订出针对各任务书的奖惩办法，约定执行奖惩办法，对完成的成本控制者，项目经理部对其人员进行奖励，对没有完成采购成本任务书规定的采购人员，允许分析原因，申诉理由，合理确定对其惩罚的额度。 这种做法本质上是一种非对称的责任制度安排，照顾了人性中固有的“趋利避害”和“自我实现” 的客观要求，真正做到“有法可依，有法必依，执法必严” ，但又“法内有理，法外容情” ，有力地推动项目采购人员积极寻找货源，拓宽供应路子，充实归档供应商的备选库，形成供应商之间的合理竞争、服务竞争和质量竞争，保障了供应系统和采购价格的战略安全性，使采购价格平稳地、不断地降低。 通过以上三个方面的制度，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，但从实践的结果来看，确实改善了采购管理，提高了采购工作效率．有效控制了采购成本，并保障了整个项目供应系统的安全性，极大降低了供应系统的风险。
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