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提高企业行政管理效率的方法 摘要本文从企业行政管理效率的基本概念入手,分 析了影响我国企业行政管理的因素,对企业行政管理效 率的模式进行了探讨,分析了企业行政管理效率低下的 原因,并就如何提高我国企业行政管理效率、改进行政 管理方法和创新行政管理体制等问题提出了建议。 关键词企业行政管理效率对策一、前言 目前我国尚处于社会主义初级阶段,企业依然面临着行政 管理科学化的艰巨任务。倡导科学行政,依法行政,以当代社会 高科技、高质量、高智能、高效益的实践需要为基础,以民主公 开、优胜劣汰为法则,以尊重知识,选才任能为核心,依法治国, 依法行政,建立起适应社会主义现代化建设需要的充满生机和 活力的行政管理新体制,是社会主义市场经济发展的客观要求, 也是人类文明发展和社会进步的规律。 企业行政是企业的中枢神经系统,行政管理体系担负着企 业的管理工作,推动和保证着企业的计划、生产、财务、营销等的 顺利、有效进行和相互之间的协调沟通。随着社会主义市场经 济体制和现代企业制度的逐步建立,企业行政管理也面临着调 整旧方式和适应新形势的任务。加强和改进企业行政管理,对 于增强企业竞争力具有重要意义。 二、企业行政管理内容介绍 企业行政管理是企业参与社会化大生产及市场竞争的客观 要求。要有效地组织企业生产经营,就必须有一定强制力的权 威与服从机制把企业各环节、各部门连接成一个健康运行的有 机整体。否则,企业的各项生产经营目标就可能因缺乏组织性 而不能实现。企业行政管理有效地组织企业生产经营活动,是 保证企业目标顺利实现,提高企业竞争力的重要保障。 (一)计划工作。 即确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标。现代企 业行政管理必须具有计划性,做好预测工作,对企业行政工作进 行指导,这是企业实现行政管理科学化和行政管理成功的必要 条件。 (二)组织工作。 企业的组织机构是企业运作的基本框架,企业的各级行政 管理人员必须明确要完成的任务是什么,谁去完成任务,任务怎 样分类组合以及各种决策应该在哪一层级上制定。企业要逐级 建立自上而下的责权关系,保证行政管理渠道的畅通无阻,这样 才能使企业的行政管理工作有的放矢。要做好这一环,就需要 合理选择和设计行政组织机构。企业行政管理是依赖行政机构渠道进行的,所以,选择和设计符合企业内外特点的组织机构是 保证行政命令、指示等迅速流动贯彻的重要前提,是达到行政管 理目标的必要条件。 (三)指挥工作。 即企业行政管理中采取的具体措施,确定好企业员工之间 的分工合作关系;明确人们在职、责、权方面的结构体系;调动各 级行政管理人员的积极性,协调各级行政管理人员之间的关系, 解决组织人员之间的冲突。做好这一环,就要建立行政首长(厂 长或经理)负责制为首的指挥系统,这是科学行政管理的基础。 (四)控制工作。 即对指挥工作的各项措施进行监测、控制与调整,包括建立 激励机制、监督系统和制定奖惩条例并认真执行。通过控制保 证任务按照既定计划执行,通过控制来判断企业的行政管理工 作是否合理,是否还有改进之处,从而增强行政工作的有效性及 合理性。确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机 制。企业行政管理的最佳化实现,在很大程度上取决于被管理 者的积极有效的配合和实施。因此,对人的管理是现代企业行 政管理的核心,而建立科学的激励机制是有效实施对人的管理 的重要保障。 三、企业行政管理效率低下的原因 (一)行政机构庞大臃肿。 我国的企业行政机构过于庞大臃肿,几度精简,收益甚微, 结果是“精简、精简,有增无减”,没有必要设立的行政机构大量 出现。 (二)权力集中缺乏制约。 权力过分地高度集中而又缺乏应有的监督制约机制,导致 一些企业工作人员官僚主义严重,家长制、人身依附等封建主义 的影响依然存在,严重影响着决策民主化、管理科学化的进程, 在很大程度上挫伤企业员工的积极性,使企业行政系统缺乏活 力和效率。 (三)行政法律和体制不健全。 行政管理效率低下的根本原因在于行政法律制度不健全, 有些行政法规虽然已经制定,但没有很好的执行。现代行政管 理需要建立起科学的工作程序和全面规范的管理规则。因此, 行政管理体制不全,机构设置不合理,规章制度不科学、不完善, 以及对现代社会新的科学技术方法推广应用不力也是不可忽视 的原因。 (四)行政机构运转不灵、效率低下也是重要原因。 由于部门和环节过多,造成行政机构某些部位和环节运转 不灵,往往因扯皮现象导致行政效率低下。主要表现有:解决问 题的客观条件己经具备,只因少数人反对,而长期得不到解决,如 已经作了正式决定,而且又是正确的,只是触及到某个部门、单 位的利益,这个单位和个人就找借口拒不执行。和指导的职责。操作上对合同实行分级、划块管理,各业务部门 和所属各单位作为合同二级管理单位,负责本部门、本单位的合 同签订和履行,并向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情 况。企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、 制度三落实,形成完善的合同管理体系。 (三)建立健全企业经济合同管理制度。 要使合同管理规范化、科学化、法律化,必须制定切实可行 的合同管理制度,使之有章可循。建立和健全企业的合同管理 制度,必须根据我国的《合同法》和相关的法规,结合本单位的实 际。合同管理制度的主要内容应包括: 授权委托制度:通过法定代表人对合同承办人授权,合同承 办人取得签订合同的合法资格,在授权范围和期限内依法签订 合同;资信调查制度:合同承办人在正式签订合同前,就对方当 事人的资金信用、主体资格、权利能力、履行偿付能力等情况进 行全面调查;合同变更、解除制度:如企业不依法变更或解除原 订合同,就会导致违约而承担违约责任。合同变更、解除必须以 书面形式,并在法律规定的期限内作出;合同台帐制度:即对本 企业的全部合同进行分类登记,建立台帐。从台帐上,可一目了 然地看出本企业各类合同的签订、履行情况,便于企业合同管理 人员检查、管理;鉴印保管制度:鉴印是企业对外签订合同时代 表企业、具有法律效力的凭证,不能滥用,必须由合同管理员统 一编号、保管、使用;合同档案保管制度:对已生效的合同文本、 变更、解除或修改后的协议、洽谈纪要、往来书信电函、邮寄凭证、 货单、运单、产品说明书、质保书、合格证及其它各种相关的凭证、 原件或复印件等资料进行全面的搜集、汇总,统一保管;合同自 查制度:企业可定期与不定期结合对各部门签订的合同进行检 查,以便及时发现和纠正合同在履行过程中的问题。 (四)加强企业合同管理人员的继续教育工作。 企业合同管理人员的业务素质高低,直接影响着合同管理 的质量。首先要加强对各级管理人员合同法规的宣传教育,促 进各级管理人员特别是领导者和决策者转变不合时宜的思维和 模糊认识,增强法制观念和风险意识。然后依照合同管理人员 应具有的素质条件,选择本企业的优秀人才担任合同管理人员, 也可以通过公开考评和竞争招聘方式选拔人员。人员确定之后, 要加强合同管理人员的继续教育工作,可根据本企业与市场的 实际情况,参加短期培训或进高校相关专业深造。同时从经济 角度出发,对合同管理人员实行岗位责任制,明确他们的责、权、 利,并进行考核。凡忠于职守,认真工作,严格执行各项合同管 理制度,取得显著成绩的,应及时表彰,予以奖励。反之,则根据 情节轻重、责任大小和后果,给予相应处罚。通过以上措施,促 进合同管理人员的思想水平、法制水平和业务能力的不断提高。 总之,市场经济下现代企业的合同管理已不再是简单的要 约、承诺、签约等内容,而是一种全过程、全方位、科学的管理。 对合同实施有效管理,对提高企业管理水平和经济效益,增强企 业竞争力,树立良好的社会信誉具有非常积极的意义。□ (作者单位:中石化江汉油田分公司江汉采油厂) 参考文献: [1]贾俊玲,李建.合同法与企业合同实务.国家行政学院出版社,1999. [2]张华.合同管理工作浅谈.理论界,2006,(9). [3]李守君.加强经济合同管理的策略研究.商场现代化,2007,(4).
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