随着科学技术的发展,电子计算机数据处理技术已在会计领域广泛运用.会计电算化使会计人员从繁重的手工核算报表中解脱出来,提高了会计信息的及时性、正确性、全面性,但同时也给会计人员带来了许多新的问题.本文就此作一些初步的探讨.
1会计电算化面临的几个问题
1.1会计无纸化中存在的问题
在手工会计环境下,企业的经济业务发生均记录于纸张之上,并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表.纸张上的书面数据形成会计人员所熟悉的会计证据原件,这些纸质原件的数据若被修改,则容易辨别出修改的线索和痕迹,这也是传统纸质原件的一个基本特征.但是,在计算机网络信息系统中,原来纸质的会计原始凭证的数据被直接记录在磁盘或光盘上,由于在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,这样就很难辨别哪一个是业务记录的“原件”.然而,在电子数据形成和存储管理过程加强控制和传统观念转换的条件下,电子数据像纸张凭证一样可作为会计的原件.如果法律上不承认电子数据可作为数据“原件”,那么许多数据就要模仿手工操作的方法形成纸张式的原件,会计的无纸化也就无法开展,并进而影响会计电算化的进程.
1.2电子原始数据的审核和确认
在现有的会计电算化环境下,绝大多数会计还保持着传统的纸张式的凭证审核和手工编制会计记账凭证方式,因而,在电算化初期,会计原始数据的审核仍然沿用传统方法.但是,随着会计电算化的进一步发展,面对“无纸”的会计数据,会计人员特别关心的是怎样审核和确认存放在计算机系统中的数据与业务发生时的原始形式是一致的.磁盘和光盘的数据可通过适当的计算机工具修改并且可以做到不留任何修改“痕迹”,因此,确保这些电子数据是以原始形式保存下来是无纸信息系统的关键.在无纸化的信息系统环境下,电子原始数据经审核和确认后,就可利用会计记账凭证编制的软件模块自动生成电子记账凭证,自动形成后的电子记帐凭证就不让任何人修改,而且由这些电子记账凭证或电子原始数据直接生成的电子记账凭证、电子账簿和电子报表都是派生性的数据,如果所用的软件是正确的,会计系统中的派生数据的正确性、真实性和完整性完全取决于电子原始数据.
1.3会计电算化工作中的安全问题
现有的会计应用软件系统在设计、开发阶段,普遍存在着系统需求中安全需求少、软件设计重功能轻安全的现象,软件设计选用的语言和数据库考虑安全性能少,以至软件投入运行后暴露诸多安全隐患,如数据库呈开放状态、易于打开、应用系统软件存在安全问题等.这类现象和问题目前还尚未得到彻底的改变,同时,许多安全设施并未配置齐全,特别是硬件自身安全性能低,造成的结果是由于硬件的安全问题直接影响会计应用系统软件的正常运用.另外,还有操作和管理人员安全意识淡薄、操作密码管理不严格、安全管理制度检查落实不到位等问题.
2会计电算化对会计业务内部控制的影响
电算化财务系统的内部控制,既包括原来的手工账务过程,又包括程序设计、电算账务处理过程.由于会计电算化是以电子计算机为主的当代电子信息技术应用到会计中的简称,是用电子计算机代替人工记账、算账、报账,以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程,是现代社会大生产和新技术革命的必然手段.
2.1内部控制形式的变化
(1)原手工操作下一些内部控制措施在电算化后没有存在必要性.如编制科目汇总表,凭证汇总表,试算平衡的检查,总账、明细账的核对;(2)原手工操作下一些内部控制措施在电算化后转移到计算机内了,如凭证借贷平衡校验,余额发生额平衡检查.可见,电算化会计除了人这个执行控制的主体外,许多内容控制方法主要通过会计软件来实现的,因此,计算机系统的内部控制也由手工条件下的单一制度控制转变为程序控制和制度控制.
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