一、电算化会计帐表审计的前提
电算化会计帐表审计的前提是:必须保证电子数据的“原始性”,即电子数据是真实、可靠的、可以作为有效数据来进行审计。按照1996年12月联合国通过的正式法律范本《电子商务示范法》的规定,电子数据作为有效的法律依据,必须满足三个条件:(1)电子数据的生成、存储和传递过程是可靠的;(2)有关责任人已对数据进行加密式的数字签名;(3)执行数据专人管理和确保数据的完整性和安全性。在我国,以联合国的《电子商务示范法》为标准严格制定“电子数据”的有效条件是不现实的,在实践中也难以贯彻下去。目前,行之有效的方法是按照有关财经法规的规定,制定切实有效的内部控制制度,并严格贯彻实施。只有这样,才能最大程度上保证电子数据的“原始性”,否则,电算化会计帐表审计就失去意义。
二、电算化会计帐表审计的开展方式
电算化会计帐表审计的开展,就其实施的技术手段或对计算机利用程度来说,可分为绕过计算机审计方式、通过计算机审计方式和利用计算机审计方式三种。虽说这三种方式是随电算化审计的发展而先后产生的,其技术含量也各不相同,但其实施的主要对象都是电子数据,并且在实际应用中也绝不是对立的,可根据审计对象和审计人员业务素质等实际情况而灵活选择。
1.绕过计算机审计方式
这种审计方式大约产生在20世纪50年代中期—60年代中期。在这一方式下,审计人员只是对帐表的输入数据和输出数据(指对纸质形式存在的数据)进行静态审计,而对电算化会计信息系统置之不理,是一种最简单和最直接的电算化审计方式。
2.通过计算机审计方式
随着计算机技术和财务软件技术的发展,大约在20世纪70年代—80年代,审计人员越来越发现帐表软件输入数据和输出数据缺乏必然的联系;另外,数据文件的更新方法和速度以及打印输出的滞后性,让审计人员觉得有必要适时地对电算化会计信息系统进行审计。在这种审计方式下,电算化会计信息系统开始被作为审计的对象,但计算机主要是作为审计对象而存在着。
3.利用计算机审计方式
20世纪80年代以来,在审计人员掌握了一定的计算机知识及其应用技术后,他们发现许多电算化审计工作可以由计算机代替人来完成,而且工作效率较高。计算机作为有力的审计工具,被用来进行随机抽样(生成随机数表)、打印函证、打印数据,进行实质性测试中的趋势分析、完成情况分析、比较分析,以及基于应用软件,如Excel和程序的自动审计(从获取审计资料到具体审计,直至出具标准审计报告,皆由计算机来自动完成)等,是电算化审计方式中技术含量最高、对人员素质要求也最高的一种审计方式。
三、电算化会计帐表审计的实施步骤
电算化会计帐表审计基本上都有三个步骤,即符合性测试、实质性测试和审计报告。符合性测试阶段,审计的对象主要是企业的内部控制制度,包括帐务系统和报表系统的内部控制制度,从而决定数据有效性的高低(H→高L→低);实质性测试阶段,被审计的对象不同,则步骤不同,其主要目的在于根据符合性测试的结果,决定重点审计的项目和抽取样本的数量(H→S小L→B大,H、L为数据有效性,S、B为样本量),进行实质性审计,最后确定审计结论。审计报告是在审计结束阶段完成的,主要就审计结论,提出纠错措施和合理化建议。在这三个阶段当中,实质性测试是工作量最大、持续时间最长的一步,直接关系到审计工作的效果。下面就帐表系统实质性测试的具体环节加以说明:
1、对帐务系统的实质性测试
帐务系统的实质性测试应确立“总帐”的核心地位,从总帐开始,按照总帐→科目汇总表→日记帐、重点科目明细帐→凭证汇总表或抽样凭证→原始数据资料的顺序来进行。
2、对报表系统的实质性测试
报表系统的实质性测试应确立“取数公式”和“报表文件”同等的核心地位,按照从报表格式和栏目→取数公式→报表文件的次序来开展审计工作。在这里,需要指出的是审计人员不要只对输出数据的载体“报表文件”予以特别的关注。
另外,在实际工作中,如何确定电算化会计帐表的综合审计步骤,即先帐后表或先表后帐,关键在于认清帐表各项目间的联系,审计的顺序根据审计人员的经验和实际情况来确定。
四、电算化会计帐表审计的技术方法
电算化会计帐表审计的技术方法,是指在审计实践中,针对某一审计对象或内容所采用的带有一般性特征的具体方法。
1、对于内部控制制度(含内部控制方法)的审计
对于内部控制制度(含内部控制方法)的审计,一般采用查询、调研、函证、实地验证、重复验证等方法。
2、对于软件及程序功能的审计
对于软件及程序功能的审计,一般采用查询、专家会议、实地验证、重复验证等方法。
3、对于以纸质形式存在的数据的审计
对于以纸质形式存在的数据的审计,可采用传统审计的一些技术方法,如函证、统计抽样、比较、查询、统计分析、点估计和区间估计等。
4、对于电子数据(主要指电子数据样本)的审计
对于电子数据(主要指电子数据样本)的审计是电算化会计帐表审计的难点。就技术方法而言,与以纸质形式存在的数据的审计方法相似,但采用的具体做法则有所不同:
第一种做法,将有关数据打印出来,然后对传统形式帐簿和报表进行审计;
第二种做法,利用帐务系统的“计划管理功能”、报表系统的“用户菜单”功能(二次开发窗口),编制用户程序,进行有关的自动取数、比较、分析;
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