一、辅助核算账的功能
辅助核算账用于某些在日记账簿和分类账簿中未能记载或不完全记载的经济业务，作为备查账进行登记。在手工方式下，辅助核算是独立于会计科目分类核算的。一般是根据记账凭证分别登记会计科目分类账和备查账，两套账是各自独立的。科目分类账需要登记全部凭证，而辅助核算账仅需登记有关部分凭证，而且两次登帐交叉重复、工作量大、准确率低、不易核对。在财务处理系统中，所谓辅助核算功能，是指当一笔经济业务发生后，在进行记账处理时，不但要记到总分类账、明细账等正式账簿，还要求记到相应的辅助核算账簿。账务处理系统一般提供以下几种辅助核算账：单位往来辅助核算账、个人往来辅助核算账、项目管理辅助核算账和部门管理辅助核算账。
二、辅助核算功能的运用
（一）单位往来业务辅助核算
单位往来是企业和其他企业间发生的经济业务。会计科目中的“应收票据”、“应收账款”、“预收账款”、“预付账款”、“应付账款”等都是处理单位往来业务的账户。当企业往来客户比较多，往来业务比较频繁，清欠、清理往来账的工作量大时，如果继续时使用手工方式的科目设置，如：
113 应收账款
11301 应收账款-广东 11302 应收账款——福建
1130101 应收账款-广东——a单位 1130201 应收账款——福建——c单位
1130102 应收账款-广东 ——b单位 1130202 应收账款——福建——d单位
……
由此可见，将地区、单位作为往来科目的二级、三级科目的设置，造成科目体系庞大，给会计工作造成了极大的不便。因此，对于往来客户较多，往来核算管理要求高的单位来说，可使用系统提供的单位往来辅助核算账。
实施步骤如下：
首先，在系统初始化中对上述科目重新设置，将应收账款的性质定义为“单位往来”，即 113 应收账款 单位往来
这表示上述科目要设立单位往来辅助核算账。接着，将具体的地区、往来单位等二、三级明细科目从科目体系中剥离出来，即
01 广东
0101 a单位
102 b单位
……
02 福建
0201 c单位
0202 d单位
……
这些地区、往来单位等信息录入后，存放在单位往来通信录文件中统一管理。
在输入凭证时，遇到科目性质为“单位往来”的科目，系统自动从单位往来通信录文件中提取地区、往来单位，供财会人员选择。这些往来业务数据保存在凭证文件中和专门用于往来管理的数据库文件中。财务人员可以对应收（或应付）账从不同角度进行统计查询，如：可以按科目查询、可以按单位查询，也能同时查询科目和单位。
（二）个人往来辅助核算
个人往来是指企业与企业内部职员之间发生的经济往来业务，如个人借款，差旅费借款等。由于各单位的经营性质、经营方法不同，有些单位的个人往来业务很少，有些单位的个人往来业务很多，业务发生也非常频繁。对于后者，在进行账务处理时，可启用账务处理系统提供的个人往来辅助核算功能。将个人往来业务的管理、清理工作纳入个人往来辅助管理中，可大大减少清理工作量，有利于加强个人往来户的管理。
个人往来辅助核算的使用与单位往来辅助核算的原理相同。假设手工方式下科目设置如下：
119 其他应收款
11901 其他应收款——个人借款
1190101 其他应收款——个人借款——张三
1190102 其他应收款——个人借款——李四
……
11902 其他应收款—— 差旅费借款
1190201 其他应收款——差旅费借款——张三
1190202 其他应收款——差旅费借款——李四
……
要进行个人往来辅助核算，先对上述科目结构进行修改，并将科目性质定义为“个人往来”辅助核算。即
119 其他应收款
11901 其他应收款——个人借款 个人往来
11902 其他应收款—— 差旅费借款 个人往来
将具体的个人明细科目从原科目体系中剥离出来，把个人信息存放在个人通信录文件中进行统一管理。设置为：
01 张三
02李四
……
在输入凭证时，遇到科目性质为个人往来业务的科目（如：其他应收款-个人借款或差旅费借款）时，系统要求用户确定个人往来户的名称。记账时，该笔业务的发生额分别记入该科目的总分类账、明细分类账、个人往来辅助核算账。同样，财务人员也可以从科目、个人的角度进行统计和查询。
（三）项目管理辅助核算
所谓项目，即专门的经营对象。实际上，它可以是一项工程、一种产品、一个科研项目等。实际会计核算时，经常要求将围绕这些项目所发生的所有收支，按费用或收入类别设立专门的明细账，以便更好完成对每个项目投入产出及费用情况的核算。按这种核算要求，在手工方式下会按项目设立二级或三级科目，再在其下级设立收支或费用明细科目。
手工方式下，对产品的收入和费用的核算，会计科目会这样设置。
137 库存商品
13701 a产品 13702 b产品；
401 生产成本
40101 a产品 40102 a产品
4010101 直接材料 4010201 直接材料
401010101 材料一 401020101 材料一
401010102 材料二 401020102 材料二
……
4010102 直接人工 4010202 直接人工
4010103 制造费用 4010203 制造费用
4010104 其他 4010204 其他
501 主营业务收入
50101 a产品 50102 b产品
502 主营业务成本
50201 a产品 50202 b产品
很明显，这样做有两个缺点：一是科目结构复杂，体系庞大；二是难以进行横向的统计分析。在计算机账务处理系统中，提供的项目辅助核算模块可以实现该核算方式。
以上述产成品核算为例，项目辅助核算操作步骤如下：
首先，进行会计科目设置，把要进行项目辅助核算的科目（如：费用、成本、收入等）的性质定义为“项目核算”。如：
137 库存商品 项目核算
401 生产成本 项目核算
40101 直接材料 项目核算
4010101 材料一 项目核算
4010102 材料二 项目核算
……
40102 直接人工 项目核算
40103 制造费用 项目核算
40104 其他 项目核算
501 主营业务收入 项目核算
502 主营业务成本 项目核算
将具体项目从科目体系中剥离出来，在项目辅助核算模块中定义有关项目代码、名称等资料。如
01 产成品
101 a产品
102 b产品
在日常业务处理中，录入凭证时，当输入科目的性质为“项目核算”时，系统将要求财会人员录入或选择项目代码。记账后，即可在项目辅助核算模块中查询各种项目核算与管理所需的账表，即项目总账、某科目的项目明细账和某项目的项目明细账，以及项目统计表和项目执行计划报告。通过该功能模块，不仅方便地实现对成本、费用和收入按项目核算，而且为这些成本、费用及收入情况地管理提供了快速方便地辅助手段。
（四）部门管理辅助核算
为了加强管理、提高经济效益，许多企业单位都实行了部门核算，考核标准包括收入和费用两项指标。因此，账务处理系统要求提供部门核算辅助功能，即对收支类业务，除了按类别进行核算外，还需要按部门进行核算。如“管理费用”科目下，除了要按类别分成管理人员工资，办公费、差旅费、业务招待费等项目进行核算，然后还需要进行对每个费用在不同部门中进行核算。如果一个单位有10个部门需要进行部门考核核算，管理费用类别项目有10个，那么在“管理费用”科目下就应设置100个明细科目。这种核算方式在手工条件下工作量是相当大的，但在计算机条件下，利用系统提供的部门核算辅助功能，却能轻而易举地实现。下面以管理费用为例介绍部门辅助核算功能的使用。
首先，在系统初始化时设置会计科目。即
521 管理费用
52101 办公费 部门核算
52102 差旅费 部门核算
52103 保管费 部门核算
52104 业务招待费 部门核算
……
接着将部门（高层、中层、底层部门）从科目体系中剥离出来，在部门代码设置模块中定义。即
01 一部
02 二部
03 三部
………
输入凭证时，若输入科目性质为“部门管理”的科目，系统将自动提示用户输入相应的部门或显示部门代码对照表供财务人员选择部门。在记账时，系统将自动形成部门核算与管理所需的各种数据。在系统中，用户可以查询部门总账、部门明细账，以及自动输出部门收支明细表和部门计划执行报告。
综上所述，在计算机账务处理系统中，开设辅助核算账簿能起到较好的管理作用，使用辅助核算账不但能简化科目结构、减少科目数量，而且能方便的对一些特殊的核算进行横向或纵向统计的分析，这一切工作并不需要用户录入额外或重复的数据就能实现。使用辅助核算账在强化会计信息的管理和控制同时，还能为企业的预测、决策提供信息和依据。
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