1、相互牵制原则。一项完整的经济业务,如果是经过两个以上的有相互制约环节对其进行监督和核查,其发生错弊现象的的几率就很低。就具体的内部控制措施来说,相互牵制必须考虑横向控制和纵向控制两个方面的制约关系。从横向关系来讲,完成某个环节的工作需有来自彼此独立的两个部门或人员协调运作、相互监督、相互制约、相互证明;从纵向关系来讲,完成某个工作需经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节,以使下级受上级监督,上级受下级牵制。例如,在材料采购控制系统中,采购部门只有凭领导审批后的采购单或合同(纵向牵制)进行采购,而采购的材料必需经过验收(横向牵制)后,才能办理有关手续。因而只有经过横向关系和纵向关系的核查和制约,以使发生的错弊减少到较低程度,或者即使发生问题,也易尽早发现,便于及时纠正。
2、成本效益原则。企业最关心的是经济效益,如果单纯从控制的角度来考虑,参与控制的人员和环节越多,控制措施越严密复杂,控制的效果就越好,其发生的错弊现象就越少,但因控制活动造成的控制成本就越高。因此,在设计内部控制时,一定要考虑控制投入成本和控制产出效益之比,一般来讲,只要对那些在业务处理过程中发挥作用大、影响范围广的关键控制点进行严格控制。对那些只在局部发挥作用、影响特定范围的一般控制点,其设立只要能起到监控作用即可,而不必花费大量的人力、物力进行控制。防止由于一般控制点设立过多、手续操作繁杂,造成企业经营管理活动不能正常、迅捷地运转。因此,控制点设定的数量需根据实际情况,科学设立、易于操作,千万不要因不必要控制点的设立,造成投入产出的得不偿失,力争以最小的控制成本获取最大的经济效果。
3、岗位责任原则。内部控制的设立是与企业的管理模式紧密联系的,企业按照其推行的管理模式设立工作岗位,并赋予其责、权、利,规定相应的操作规程和处理程序。责任和权力是岗位责任原则中的关键因素,有什么样的岗位责任,就要赋予此岗位完成任务所必须的权力,切忌出现岗位责任不明确、权力不清楚的现象。岗位责任主要解决的是不相容职务的分离,在设置岗位时必须考虑到授权岗位和执行岗位的分离、执行岗位和审核岗位的分离、保管岗位和记账岗位的分离等,通过不相容职责的划分,各部门和人员之间相互审查、核对和制衡,避免一个人控制一项交易的各个环节,以防止员工的舞弊行为。另外,必须注意让员工理解其各自的控制责任,一方面要让员工懂得如何完成自己的工作,即操作规程和处理程序;另一方面要让员工明白严格按照规章制度履行职责的重要性。
4、协调配合原则。协调配合原则要求各部门之间、人员之间应相互配合、协调同步、紧密衔接,避免只管相互牵制而不顾办事效率的做法,导致不必要的扯皮和脱节现象。为此,必须做到既相互牵制,又相互协调,保证经营管理活动连续、有效地进行。
在内部控制中相互牵制是基础,协调配合是升华,因而,协调配合对人员素质的要求是很高的,内部控制是由人建立的,也要由人来行使,如果企业行使控制监督职能的人员在思想道德上、心理素质上、技能上和行为方式上未能达到实施内部控制的基本要求,对内部控制的程序和要求含混不清,连最基本的岗位责任也不能执行到位,那么,再谈协调配合显然已不能胜任。
5、系统网络原则。按照系统网络原则的要求,各项控制点应在企业管理模式的控制之下,设立要齐全且点点相连、环环相扣、不能脱节。各个控制点的设立必须考虑到控制环境、控制活动对它的影响。控制环境和控制活动构成了企业的氛围,它主要包括员工的诚实性和道德观、岗位匹配能力、组织结构、管理模式和经营风格以及人力资源管理政策等,无论哪一个环节出现问题,其对内部控制的实施都会带来极大的负面影响,因而,建立必要的风险评估、信息沟通和监督机制,随时适应新情况,适时调整不适合的控制点,以保证整个网络下的控制点连成一片,协调顺畅地发挥作用。
综上所述,企业的内部控制从设计的角度来看,应能达到一个基本目标,即在保证企业经济效益最大化的前提下,保证企业顺畅运转而又不失控制,同时,要能对非常规业务进行有效的反应,通过对内部控制的检测和评价,保证企业内部控制能进行有效的自我调节。
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