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档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。文件是档案的前身，档案是文件的归宿。另外，档案的形式多种多样。档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简牍，石刻，纸质等；从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；从表现方式来看，有文字、图表、声像等。最重要的是档案的本质属性。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：
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档案是再现历史真实面貌的原始文献。文献是存贮着信息与知识的记录性资料，又称文献资料。文献与实物资料的主要区别在于它的记录性，在于它通过文字、符号、声像和计算机语言等形式记录下了某些信息与知识，这些信息与知识构成了文献的内容。文献的价值在于它通过文字等形式记录的信息与知识。并非一切文字等形态的资料都有资格称作文献，只有那些确实记录着某种对人们有用的信息与知识的资料，才是文献。换言之，
文献是具有信息性、知识性、记录性的资料。图书、报刊、文件与档案，以及其他各种类型的特种文献，都是文献的组成部分。换言之，档案也是一种文献。当我们把档案作为一种文献来看待、利用和研究时，便可以把它称作档案文献。严格的讲，档案并不都是文献。因为人们通常所说的文献，主要是指文字等形态的资料中具有较高价值的部分。档案是最重要的文献史料一切包含有历史活动信息，可供人们了解、研究和纂修历史的资料，都有资格称作史料。历史上形成的，有史料价值的文献，就叫做文献史料。档案作为原始的历史记录，作为一种历史文件，当然也是一种文献史料。
文献是一个外延很宽泛的概念，且与档案关系较密切、复杂。文献一般是指前人留下来的历史文化价值较高、内容较系统完整的信息记录，其实存形态有文书、文章、著作（图书）、日记、信函、笔记、照片、音像制品等等。档案与文献的逻辑关系是内涵不同，外延有大面积交叉重合。二者之间的区别有三个方面：一是本质即核心含义不同：档案是社会实践的原始记录，是第一手的原生信息；文献则不论其是否是原始记录，非原始记录性的信息也可成为文献。这是二者的根本区别。二是文献注重历史文化价值，档案既注重历史文化价值， 又注重现实性的查考、实用价值。三是文献内容一般较系统、完整，而档案则包括大量的片段性零星记录在内，如测试记录、发票、账单、登记表单、签名等等。
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