图档管理软件是一款专门为设计单位策划的电子资源管理软件。它以图档管理为主，具有动态资源积累、成果安全管理、信息交流等多种功能。本文根据某企业档案室的管理现状及问题，通过深入分析发现其问题根源，结合该档案室的实际需求，提出了通过采用C/S架构，应用Sybase PowerBuilder开发平台开发基于Ms SQL Server数据库的档案管理系统的解决方案。
一、课题背景
在信息化时代发展的背景下，如何坚持档案管理与服务并重，推进资源建设，信息化建设，规范档案管理，保障企业权益，成为档案管理面临的巨大课题。随着某设计院设计及改造项目的逐渐增多，产生了越来越多的纸质及电子版存档资料，这些设计资料成为其重要的设计成果，为今后的工作提供了更多的技术支持。同时越来越多的设计资料也对档案室的管理工作提出了严峻的考验，加大了档案资料的存储与查阅难度。能否快速高效的存储查阅设计资料已经成为档案室工作的一项重要指标，如何提高档案室工作效率，为设计任务的快速完成提供有力的保证，成为当前该院档案室的一项重要工作。
二、现状调查
通过对该设计院档案室人员的走访调查，我们得知：设计人员完成设计图纸后，由档案室管理人员登记图纸项目号、工程名称、单体名称、文件存放地址等相关信息在excel表格后，将图纸资料封装存放到相应编号的档案架上。当设计人员在工作中需要借阅图纸资料时，由档案室管理员根据图纸资料存储登记的信息查阅资料的存放地址，取出档案盒，拆封后发放给设计人员。
我们采用了随机抽样的方法对该院档案室图纸资料的存储和借阅所需时间分别进行了统计分析，发现各阶段所需时间中登记查询台账所需时间较长且易出现较难查询的问题。
我们同时发现该院档案存储查阅还存在以下问题：(1)现有的台账存在早期的纸质台账，台账信息登记不全，且时间较早的部分数据丢失无法溯源;(2)excel表台账按项目类别、项目阶段等分类方式有多个表格，记录查询时需要分别打开查询，耗时较长。因此，该设计院的档案室已无法满足当前生产设计的需求。
三、方案提出及确定
1确定软件开发模式
由于系统主要在档案管理部门内部运行和使用，不涉及远程访问的情况，采用C/S架构进行设计可以保证系统的运行速度，较B/S架构要更快速且系统运行不受浏览器的操作系统环境的影响，使用起来比较稳定，不会因运行环境的变化出现故障。而且档案数据对于安全性和保密性有着较高的要求，C/S架构有着安全性方面的先天优势。对于操作人员来说，C/S架构软件的响应速度和操作体验能够使用户更快速的处理业务问题，获得更好的工作效率。所以，以C/S架构开发该软件是最佳的选择。
2 确定数据库管理系统
Ms SQL Server是微软公司成熟的数据库管理系统，在数据管理的稳定性、安全性、管理效率和操作性方面得到了各行业使用者的认可，对于本系统的关系型基础数据可以很好的支撑。Ms SQL Server对于大数据量的支持也做的非常好，不会因为应用周期长积累数据多而拖慢系统的运行速度。Ms SQL Server提供了可视化的数据管理界面，沿用一贯的Windows操作习惯，在Windows平台上的安装和管理维护操作都很简便。所以我们选用Ms SQL Server作为本系统的数据库管理系统。
3 确定开发平台
C/S架构下常用的开发平台主要有.net、Power Builder、Delphi等，这些开发平台都能够满足日常软件开发需求。由于我们开发的是一套基于数据库的软件系统，Power Builder和Delphi对于小型的数据库系统开发有着很好的支持和开发效率。Power Builder的报表功能在技术上是比较突出的，内置了实用的查询、报表工具，对于我们开发的档案管理系统非常适合，而且支持联合查询，关联查询等。所以我们选择Power Builder作为本系统的开发工具。
综上所述，我们以系统的应用范围、软件规模、运行效率、易用性和可维护性作为出发点，最终决定采用C/S架构，应用Sybase Power Builder开发平台开发基于Ms SQL Server数据库的档案管理系统。
四、功能开发
通过与档案管理人员的实际需求，我们通过树状图规划功能菜单、数据库设计、操作界面设计、软件功能开发等步骤，最终完成了档案录入修改功能、分项查询功能、综合查询功能等模块的软件编程调试工作。
4.1 档案录入修改功能
档案录入包括前期资料、图纸台账、质量记录等原始档案信息的录入，是档案资料收集的主要入口。
通过“档案录入”菜单可进入前期及图纸资料录入操作屏，点击“追加”按钮即可对资料的序号、项目号、项目名称、资料类型等信息进行录入操作。点击保存后，记录保存并显示在下方的列表区域。从列表中选中已经保存的记录时，对应的资料信息会在上方输入区域显示，点击“修改”可对当前记录进行修改维护，保存后修改完成。系统同时支持输入序号或项目号调出相应记录，进行修改保存。
4.2 分项查询
台账查询包括前期资料查询、图纸档案查询、质量记录查询等内容。通过简洁的操作对各类档案资料进行查询汇总，支持对查询结果“一键导出到Excel表”的功能，方便用户对资料进行进一步处理，形成各种报表的原始资料。
各类台账查询界面和操作类似，以“前期资料”查询为例，通过查询条件的设定，指定按归档时间或者录入时间的时间段或按照某个或多个字段进行多条件精准查询，点击查询即可在查询界面显示查询结果。各类台账查询都根据需要有相应的数据统计功能，显示在列别最后行的“合计”行中。
4.3 综合查询
综合查询提供前期资料、图纸档案、质量记录这三项有关联性的档案资料的关联查询功能。在指定的时间段内，可以再设定其他查询条件进行查询，操作方式与台账查询功能一致。本界面有三个查询结果显示窗口，分别是前期资料、图纸台账、质量记录。当点击第一个窗口中的某条记录时，下方两个窗口会根据当前选中的记录自动过滤具有关联性的其他记录，操作简洁，有效的缩短了不同类别图纸资料同时检索的用时。
图1 综合查询功能
五、小结
图档管理软件的开发实现了档案的多样化登记查询功能，可以按照归档日期、归档人、项目号、项目名称(模糊查询)等进行记录查询，经过软件和原始方法分别对档案的录入查询时间测试对比，我们发现设计资料的存储及借阅时间大大降低，提高了档案管理效率，更好的满足了生产设计任务服务的需求。
作者：王昌波 来源：中国科技博览 2015年27期
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