移动办公在医学期刊出版业的可行性

　　受到新冠肺炎疫情的持续影响，激发出社会对移动办公模式的强烈需求。移动办公是继电脑无纸化办公、互联网远程办公之后的新型办公模式，利用移动智能终端的信息化软件，建立智能终端与办公管理平台一体的企业软件应用系统，借助移动智能终端通信的便利性，摆脱时间和场所局限[1]。移动办公虽然已有几十年历史，却一直没有得到足够的重视和广泛应用[2]，但是随着此次疫情的发展和持续，对办公环境的限制及安全威胁，激发了人们对新型办公模式的探索，移动设备的普及也为移动办公的加速拓展提供了机会，并使其可能成为长期应对突发事件的必然措施之一。作为医学期刊，在此特殊时期出版和发行面临巨大挑战。首先，医学期刊从编委、审稿人、作者到主要受众均为医务工作者，作为抗疫中坚力量的他们本身就承担巨大压力，在这种情况下，编辑人员如何妥善协调、处理多方关系，在关爱医务工作者的同时严把出版质量，确保学术成果的顺畅传播成为难题。其次，作为出版工作者，期刊社(编辑部)日常工作主要涉及选题策划、组稿、审稿、编辑校对、出版发行以及财务管理等多方面事务，工作性质具有明显的周期性和系统性，各阶段环环相扣，人员紧密衔接。以往的工作模式均以落地办公为主，很多期刊社对于期刊信息化建设的认知尚停留在远程出版采编平台建设和印刷版期刊数字化方面，在运营、管理和出版模式上整体信息化水平不高[3]。在这种突发情况下，实行如此大规模、集体性的远程居家办公，对期刊社原本的管理决策、采编方式、工作流程甚至稿件的正常交接等工作均产生较大影响。此外，作为医学期刊本身，在面临如此重大的突发公共卫生事件时，更要充分利用自身专业性的特点，承担战“疫”责任，对疫情的研究进展和疫病防护知识的传播起到积极作用，为医疗工作者提供第一手信息，也为各项医学研究工作的开展提供重要的数据参考[4]。这就需要编辑人员具备过硬的素质并注重意识形态工作。如何及时、准确地制定工作主题和审核标准，在工作环境受到制约的情况下确保沟通和决策的效率、质量和充分性，对医学期刊管理者和编辑人员都是一项严峻考验。

　　1移动办公在医学期刊社应用的优势

　　为了更好地应对期刊社办公体系中面临的挑战，许多期刊社迅速尝试工作模式的转换，并意识到移动办公的应用已成为迫切需要，它可以对传统办公模式起到很好的补充作用，除了可以提升内部工作效率、实现全面数字化转型、为企业增效降本外，医学期刊社实行移动办公还具有以下不可比拟的优势。

　　1.1在医学期刊编辑部推广移动办公模式的可行性较高

　　首先，移动办公技术应用门槛较低。手机、平板电脑等智能移动设备的普及推动了移动信息技术的发展，也确保了移动技术载体获取的便捷性，为移动互联网技术平台的建立与推广提供硬件基础。其次，借助近些年期刊数字化和网络化建设取得的成果，期刊社普遍已经构建有较为完善的远程采编信息管理系统等协同办公软件，人员具备一定使用经验，移动办公应用的条件也进一步成熟和完善。在具体建设时，只需要将PC端的系统应用转化为移动应用，并对相应的办公流程进行升级优化，将办公系统延伸到移动互联网平台，就可以实现移动办公系统的基本功能，这也为移动办公系统的推广提供了可能[5]。此外，目前市场上移动办公软件产品选择种类多，并且已经具备较为成熟的流程和功能体系，其应用场景也日渐多元化。期刊社可以根据自身情况及需求的强弱，定制个性化功能，在应用效果和实施成本之间实现效益最大化。最后，鉴于编辑出版工作的内容属性，对硬件设备依赖度不高，除排版印刷环节外，不需要特定设备就可以进行工作，对工作环境限制较小，实施移动办公的可行性较强。

　　1.2按需灵活调整工作时间，以服务为导向，提升期刊竞争力

　　移动办公的应用，可对期刊社采编环节带来积极影响。由于编辑工作具有明显的周期性，工作内容比较琐碎，工作时间受限于当期稿件状态和流转周期，采用传统办公模式时在稿件编辑加工阶段工作效率不高，被分割的时间难以充分利用。此外，编辑受到传统工作模式的限制，工作时间与作者、审稿专家本职工作时间冲突，在与其进行沟通时时间协调性较差。移动办公模式有力规避了工作中环节堵塞问题，可以有效提升办公效率。尤其在抗疫期间，编辑可以更好地配合审稿专家与作者时间，灵活调整自己工作时间，为医务工作者论文修改提供便利，减轻负担。以服务作者为导向，维系编者与审稿专家、作者之间紧密关系，吸引优质稿源，提高信息获取时效，确保刊发论文首发权从而提升期刊核心竞争力。

　　1.3充分利用网络资源加强期刊时效管理，推行多元出版模式

　　期刊论文的及时登载不仅关涉作者首发权益，也同样影响期刊核心竞争力[6]。科技期刊出版时滞的周期主要包括审稿时滞(论文的初审、外审、返修等环节)、待刊时滞(录用后等待进入编辑流程之间的空白期)、编校时滞(编辑校对、作者校对清样、终审定稿等环节)及刊印时滞(组版、印刷等环节)[7]。采用移动办公模式，有助于提升学术期刊的时效管理能力。首先，鉴于期刊必须遵循的“三审制”和“三校一读”等制度，稿件流转效率成为影响出版时滞的关键因素之一。移动办公利用移动通讯技术与互相网技术的优势，可有效减少因地域、交接方式限制及办公时间局限性等因素导致内部业务流转的停滞，对各方需求快速响应协同，从而实现信息快速流转的无缝化团队协作。此外，在移动办公的背景下，更有利于推行多种数字化出版模式。编辑人员可以利用系统文档管理功能，对出版流程和进度进行合理控制，有效缩短待刊时滞，甚至可以将一期稿件化整为零，再合零为整。按需灵活实现单篇出版与整期定稿出版，既可以极大满足作者的个性化需求，又能保证期刊的整体质量。不仅如此，移动办公还能在一定程度上缩短论文外审周期，审稿专家利用移动办公平台，可整合碎片化时间，发挥高效作用。

　　1.4有利于加强刊社与编委及审稿专家的日常联络，强化审稿队伍，保证期刊出版质量

　　如果说编辑是期刊的基石，承托起出版社的生命线。那么编委和审稿专家就是翅膀，决定期刊发展的高度与价值。编委和审稿专家在期刊办刊方向、主题策划、稿件审理工作中的参与程度，对杂志质量产生很大影响。而编辑人员与期刊编委及审稿专家之间的黏度是决定其参与期刊建设程度的重要影响因素之一。良好互信关系及归属感的建立取决于交流的频率和深度，但由于期刊的编委会成员及审稿专家大多为各学科的科研带头人、相关行业的权威专家，日常本职工作繁忙，沟通成本较高，积极性很难得到充分调动[8，9]。移动办公的应用，有利规避了因地域、时间协调限制导致的交流障碍问题，作为商务沟通平台，也不会像其他联络方式一样可能会牵扯过多个人隐私的泄露，为编委、审稿专家及编辑之间的信息沟通提供了新的手段。可以协助期刊做好编委服务，提高编委办刊参与度，充分发挥编委会的作用，利用他们在学术界的影响力，提高期刊质量及扩大期刊的对外影响。尤其在遇到重大或突发问题时，通过移动办公模式编委会成员有条件快速响应，与编辑协商及时调整办刊方向，制定编辑方针，决定重大选题，还可以实施对编辑部的工作评价，从而更好地发挥把关作用[10]。同时，移动办公的应用也有助于优化外审制度，帮助期刊组建并完善审稿专家数据库，极大限度提升编辑与审稿专家协作空间，聆听专家的意见和建议，并及时将作者和读者的反馈告知，还可以更好地评估和考察审稿专家的审稿水平和特长，以确保其在期刊建设中发挥更加积极的作用[11]。

　　1.5利于解决信息孤岛问题，消除协同办公的地域性、空间性限制

　　在期刊社采取传统办公方式时，信息的交互流通主要通过面对面传达或OA系统，但因需要基于单位办公室或PC端才能建立起来，受时空及硬件影响较大，很多工作只能在限定的场景和时间下完成。移动办公恰好弥补了这一不足，其基于移动终端，使员工能在任何时间、地点进行办公，办公效率得到显著提升[12]。即便在居家办公期间，仍然能够保证工作上的远程协作、信息互通、资源合理利用，同时还能处理一些紧急事务。

　　1.6有助于期刊管理及团队成员间的紧密协作

　　通过移动办公软件，期刊管理者可以轻松了解每位员工的工作进度，强大的版本记录功能可以清晰展现所有文稿数据的详细信息，这有助于管理者更加准确的把握期刊的发展方向及下一步工作计划的制定。在日常业务审批及通知等信息传递、共享方面，移动办公系统也能让工作流程更加便捷、流畅、高效。编委会成员、审稿专家的加入更有助于期刊决策工作的顺利开展。作为交流平台，移动办公同样有助于期刊社内部开展交流学习，培养编辑人员乐于分享、表达观点的习惯，也为团队成员间紧密结合和有效协作带来新的契机。

　　1.7更高的办公自由度可以调动员工积极性，提高工作效率

　　移动办公期间，员工可以按需合理安排工作时间和工作环境，同时兼顾家庭，不需要为了执行任务做太多无谓的等待。同时还保证了疫情期间人员安全，减少非必要接触，降低了通勤风险和成本，提高了工作效率，也在无形中调动了员工工作积极性。

　　2移动办公过程中可能存在的局限性和不足

　　任何事物都有两面性，移动办公也是一把双刃剑。它可以抛开地域、空间限制，从根本上解决传统办公模式中信息传递、反馈不及时的弊端，并作为多种功能的聚合平台帮助员工及部门间工作的协调、衔接。但是，其在实际应用过程中也可能带来诸多问题和挑战。

　　2.1安全性和系统稳定性

　　鉴于工作属性特点，期刊社的日常工作深度依赖数据和文件，而作为高度数字化的办公模式，移动办公在便捷办公的同时是否可以保证数据存储和传输过程中的安全性及系统稳定性，成为其对工作质量可能产生影响的重要因素[13]。此外，在移动数字化办公时代，加大了信息传播的不可控性，互联网隐私问题及信息安全隐患也需要引起重视。作为管理者，一方面应加大移动办公系统建设和维护时安全信息防护研究和安全信息防护的力度，确保移动办公的运行安全与数据安全；另一方面要注重培养人员网络信息安全隐患意识，以免造成信息泄露或数据遗失，给个人、单位甚至国家带来不必要的损失。

　　2.2操作受限，不适用于期刊社所有工作环节

　　虽然移动办公可以有效提升出版时效，便于交流，尤其对于突发事件的处理具有较大优势，但也并非适用于期刊社所有工作环节。以编辑校对环节为例，编辑人员需要对大量信息和数据进行编辑和处理，由于移动设备屏幕普遍较小且操作方式受限，很多PC端的办公功能无法很好的在手机端实现。同样，移动办公也不太适合进行组版印刷及涉及财务、设计等环节的相关工作，PC办公仍然具有不可替代性。

　　2.3需要员工有较强的自控力

　　移动办公为我们提供可以随时随地办公的可能，但具体是否能随时随地开展工作，完全取决于使用者的主观能动性。在非办公室环境下，对员工自控能力、职业观念提出了更高的挑战和要求，同时，协同工作的减少，也可能降低工作效果。这时就需要管理者制定更加合理化的工作流程和监督机制，同时也要注意培养员工责任感以及养成积极主动、独立完成工作的能力。

　　2.4降低管理者可控性，对企业文化有一定的影响

　　由于移动办公远程办公的特点，降低了管理者对于工作进程及人员的可控性。此外，移动办公虽然提高了信息交流的便捷性，但在双向式信息交流过程中，缺乏面对面沟通的亲近感及约束力，受外界环境因素干扰的可能性增加，可能会提高沟通时间成本。与此同时，长时间的自主工作模式，可能减弱团体凝聚力，对企业文化产生影响。

　　3结语

　　随着无线通信信息技术的快速发展以及办公与信息化建设的需要，科技期刊编辑出版信息化系统的构建也日趋多元化。疫情的影响推动了期刊社办公模式的转换及对传统工作流程的再造，移动办公的应用改变了编辑流程和管理思路，对办刊方式产生影响。与传统工作模式相比，移动办公作为一种高效的办公手段，具备更高的灵活性和多样性，能方便地解决信息孤岛问题，消除协同办公的地域性、空间性限制，提升员工自主意识和舒适性，提高出版时效，降低通勤风险，加强与编委会成员、审稿专家的联系，高效服务作者，提升期刊核心竞争力[14]。但是移动办公也有其局限性和不足，仍存在很大的创新和发展空间，如何与传统办公方式结合使用，更好地发挥办公的功效，还需要今后不断研究和探索。