摘要:本文分析了信息代码的编制原则、方法、结构及在技术监督领域信息化建设中的作用,从而使人们认识到统一信息代码是企业提高管理水平、促进管理现代化的、科学化的关键。
关键词:代码;信息技术;应用;统一
所谓编码是将事物或概念赋予一定规律性的易于人或计算机识别和处理的符号、图形、颜色、缩减的文字等等,是人们统一认识、统一观点、交换信息的一种技术手段。编码作为信息的一种表现形式早已被人们利用和发展,其形式是多种多样的,如电气工业协会(eia)认定的电阻色环码,是一种以不同颜色的色环来区别不同电阻阻值。盲人字母是一种为盲人设计的文字符号系统。这种系统表示的63个字母和符号是分别用一组突起的大点子和小点子表示的,国际莫尔斯电报码是用小点和短横的组合来表示英文字母和某些符号。
一、信息代码在技术监督领域信息化建设中的作用
信息化建设必须要按照“统一规划、统一标准、统一投资、统一建设、统一管理”的五统一原则进行。统一信息编码是信息标准化主要内容之一,是技术监督信息化建设的基础工作,是各系统集成、信息共享、数据交换的保证。
代码的唯一性、不变性及相关数据的准确性是确保代码在各系统顺利应用的三要素。随着代码信息在各系统的扩展应用,对代码数据的“三要素”要求越来越高,改原来的“分散赋码”为“全局联网集中赋码”,是彻底解决重码和提高数据动态性的有效手段,是扩大代码应用领域,提高应用效能必须采取的管理模式。
在信息化建设中实施信息分类编码标准化,旨在使相关人员能对信息的收集、理解、存储、处理、传输和显示实施自动化处理,使之既符合系统整体的要求,又满足各信息系统的信息处理的要求,减少对信息的重复采集、加工和存储,最大程度地避免因对信息的命名、描述、分类和编码的不一致所造成的误解和歧义,减少诸如一名多物、一物多名、对同一名称的分类和描述不同、以及同一信息内容具有不同代码等混乱现象,做到使事物(或概念)名称和术语含义统一化、规范化,并确立与事物(或概念)之间的一一对应关系,以保证信息的可靠性、可比性和适用性,使之真正成为技术监督各部门网络互通、连接各信息系统的纽带。
二、信息编码的基本原则
编码的目的在于方便使用,因此编码时在考虑计算机处理信息使用方便的同时还要兼顾手工处理信息的需求。编码时应遵循如下的基本原则。
(1)唯一性。(2)可扩性。(3)简短性。(4)稳定性。(5)识别性。(6)可操作。(7)自检性。
上述原则中,有些原则彼此之间是相互冲突的,如:一个编码结构为了具有一定的可扩充性,就要留有足够的备用码,而留有足够的备用码,在一定程度上就要牺牲代码的简短性,代码的含义要强、多,那么代码的简短性必然要受一定的负面影响。因此,设计代码时必须综合考虑以求代码设计最优化的结果。
三、信息编码的基本方法
(1)系统设计在企业信息化建设中,必须利用系统工程的观点进行代码系统的总体设计,在代码系统总体设计的基础上逐个开发。(2)标准代码代码设计要纳入标准化轨道。任何一个代码标准都在一定范围内,经过若干部门或单位协商,对某种信息或数据取得一致的分类观点和一致的标识。(3)多组代码兼容代码设计时应考虑到与其他信息代码的内在联系,做到相关代码兼容,以便做到系统内数据的综合利用。(4)充分利用通用信息通用信息是指在系统中对任何部门都是一样的等同信息。(5)信息交换对于系统中需要交换的信息,同样也需代码化,建立起统一的标识,以便系统内的信息交换。(6)代码使用范围的确定 代码使用范围的确定对代码的制定、实施都有着重大的影响,在大型企业,应该实行层级管理、职能管理。
四、代码结构的设计
(1)代码结构设计应满足如下要求:
a)在逻辑上要满足用户的需要,在结构上要与信息处理方式、方法相一致。对于计划、统计使用的代码,为提高计算机处理数据的效率,便于数据求和、汇总,常采用层次码结构,也可采用复合码的结构。但对仅起标识作用的如机构代码、职工票证等代码常采用顺序码,或者是系列顺序码,如果要掌握某信息的全部、综合的属性或特征时,采用特征组合码就比较合适。
b)设计要系统化:代码结构的设计要尽量与系统内各有关方面的代码在结构上协调一致,以保证系统中各代码的协调运行,从而发挥系统的整体效益。
c)要保证与文件格式规范的协调:代码结构的设计必须考虑到文件格式规范的要求,并与规范的文件格式协调一致。
d)与相关标准的协调一致:代码结构的设计要考虑到与同类标准的兼容,与上下级标准的衔接和转换的可能,同时还要考虑与相关标准的协调一致。
e)便于扩充、删除、修改:代码结构的设计还要考虑到今后添加、删除和更改的方便。
(2)代码长度应满足如下要求:
a)简短:代码长度的设计要在满足各种要求的前提下,尽量简短,以便节省机器存贮空间和数据处理、传送的时间,便于人们使用和掌握,但必须保证使用者的最佳容量。
b)定长:使用定长代码一般要比不定长代码更可靠、更方便。因此通常要固定代码的长度。
c)可扩展:代码设计要留有足够的备用码,以适应不断增加和扩展的需要。
d)分段:为了记录可靠,易于认读和记忆,对于四个字符以上代码,常常分成小段表示,即×××--××××代替×××××××。
(3)代码字符的类型设定
代码字符有数字、字母两种类型。代码的类型按字符可分为以下三种:字母型代码(即字母码),数字型代码(即数字码),字母、数字混合型代码(即混合码)。
a)数字码是用一个或若干个阿拉伯数字表示的代码。其结构简单,使用方便,容易排序并易于推广。但对编码对象的描述不够直观。数字码是国内外广泛采用的一种代码形式。
b)字母码是用一个或若干个字母表示的代码。字母码比同样位数的数字码容量大得多。如:一位数码只能表示10个类目(0～9),一位字母码可表示26个类目(a～z)。而二位的数字码只能表示100个类目(00～99),二位字母码可表示676个类目。同时,字母码有时还可提供便于人们识别的信息。但字母码不便于机器处理。
c混合码是由数字、字母或数字、字母、专用字符组合表示的代码。它兼有上述数字码、字母码的优点,结构严密,具有良好的直观性和表达式,但由于组成代码形式复杂,也带来一定的缺陷,计算机输入不便,录入效率低,错误率高等。
采用混合码,要有一定控制。同种类型字符要集中,组织在一起,要比分散的遍及整个代码更可靠,代码产生错误概率小。如:五位字符的混合码ab001要比a00bl、a0b0l……等可靠。还要避免音相似,形相似的字符在一个代码中同时出现,以免引起误解。如形相似的数字1和字母i,数字0和字母o,数字2和字母z等;应遵循人们已习惯的共同约定。
五、代码的功能
代码是信息编码的产物,它是一个或一组有序的符号排列,是现代化信息管理系统中数据元的一种表示形式,是一种人～机信息语言的表达形式。
(1)标识的唯一性。(2)分类的功能。(3)排序的功能。(4)特定含义。
信息技术是一种计划、组织和控制新的生产机构的生产潜力。当今信息技术的进步,要求人们用技术、社会和经济的观点在生产设备安装和生产流程实施之前对其全部信息和全部过程进行计划、设计,使之系统化、模块化、规范化,使信息的冗余度降到最低,做到充分的信息资源共享,以达到企业全面效益的提高。
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