仓库管理专项审计报告
根据公司审计工作计划，审计部成立项目组于202年3月1日至2022年11月1日期间，对公司各仓库管理情况进行了专项审计。本次审计，重点关注了仓库管理相关规章制度、流程的建立健全情况，仓库存货出入库及保管情况，各项规定执行情况及其他基础工作落实情况，基于审计工作的开展，审计项目组发现了相关问题并提出了可行的建议和改善措施。
一、基本情况
目前属于物控部管辖范围内的仓库共有18个，分为原料仓、成品仓及半成品仓库。其中原料仓8个，半成品仓1个，成品仓9个。截止2022年10月底，仓库目前保管物资价值总额为100万元。仓库目前对于物资出入库、保管、盘点等各项基础工作管理比较完善，各种规章制度已基本建立，但对于委托加工物资、单据审核、制度执行有效性也有较多不足之处，须加以完善。
二、审计发现
1.对外发加工物资缺乏有效控制。
0769仓库有外发加工物资未收回。在对各仓库外发加工出入库情况进行审计(注:各类审计报告及方法案例关注公众号内审网)检查时，发现0769原料仓分别在2022年4月和7有两笔以委外加工出库单形式，将材料名称为雕花板送至某某厂商维修，至审计结束为止未收回。
原料仓外发加工物资账目不清。在对原料仓外发加工情况进行检查，发现自 2022年3月9日至2022年5月7日共向某某厂商外发木拼板11472张进行喷油加工，截止审计结束日收回橡胶木拼板10233张，共计有1239张未收回。金额为5万元。对于加工物资存放于加工商处，未与某厂商对账，且存放数目是否准确，原仓管陈某某表示不清楚。
由于陈某某已调往收料组，未与新仓管进行交接，现V6仓管亦表示不清楚外发加工有多少数量未收回。按照公司制度《委外加工流程及管理规范》(文件编号：AM-QEOW-WK-0004)规定，对于委外加工物资应该由各仓管负责核对，并且每月10日前需对上月委托加工物料未收回物料上报部门主管经理处审核，但是目前并未严格按照制度执行。
各仓库管理员对于外发加工物资既做到定时清理未收回情况，月底时也未对上月单据核销情况及未收回物料上报给部门主管及经理审核，造成外发加工物资处于无监控状态，未收回情况时有发生。
审计建议：
仓管应严格按照公司制《委外加工流程及管理规范》规定，每月10日前向原料仓主管及物控经理报告委外加工物资单据核销表及报告超期未回物料。
物控部门应对以往外发加工物资至今未收回情况进行清查，对于仍有未收回物资应及时与采购、财务部门共同协商进行处理。
财务部门应参与监督委外加工物资收回情况。目前财务部门未对外外发加工物资进行明细账登记，监督外发加工物资发出、收回、核销情况。建议财务部门建立委外加工物资明细账，物资发出、收回在财务有账可查。对于超期未核销情况账应及时向仓库主管了解原因，实行有效监督责任。
2.五金仓领料混乱。
审计人员在对各仓库领料情况进行检查，发现部分领料单存在非同一人填写领料现象，经过向五金仓和行政部询问，系五金仓仓管利用领料单上空白栏未划线注销地方补写领料。因原五金仓管已离职，无法向本人证实。经了解，原因为行政部某些机修员工在仓库处领料后未填写领料单，仓管盘点物料时发现盘亏，利用行政部领料员黎刚开具的领料单上空白未划线部门增添被领料数量，而问及行政部领料员所填写的领料单上被增添物料之事，其表示未经过他手，并不知情。审计人员抽样了2022年4月至2022年10月的领料单据，五金仓管私自增添的领料金额为xxx元，该部分领料，行政部表示大部分确实是其领料，但因为时间太久，部分无法确定。
审计建议：
对于各领料部门填写的领料单，空白线一律划线注销。仓管必须严格审核领料单，发现有涂改现象、未划线现象、应拒绝领料。对于各领料部门的领料单一律由各部门领料人填写，严禁仓管人员代笔。领料单如有误，应由领料人员重新填开，重新走审批流程。严禁在未经批准下私自增加领料。
目前对于仓库与各领料部门并未就每月领料数量进行核对，为加强对原材料的控制，仓库应该每月与各材料领料部门进行材料领用对账，防止数据统计错误。各生产车间、部门经理审核当月领料数量、金额。如有异常应与仓库进行核对，直至找出原因。
3.无订单入库作业不规范。
目前仓库无订单入库作业较多。如2022年5月无订单采购金额为6,085,201.70元，占当月全部采购额8.71%。2022年7月无订单采购金额3,939,903.24元，占当月全部采购额为6.3%。对于该部分无订单的材料入库作业，根据公司文件《仓库收料作业规范》规定：仓库《材料入库单》必须在采购订单基础上下推完成，无采购订单之物料未经仓库主管同意不可作收料、入库作业。但在该部分无订单的入库单检查中，均未见到有仓库主管对入库单审批，制度执行不力。
审计建议：
对于未按公司正常采购流程之入库作业,各仓库仅凭供应商送货单就进行入库，对于质量、价格难以保证符合公司最大利益。应此物控部主管及经理应严格按照制度执行，加强对无订单物资的入库监控。
4.裥棉毛巾布未经品质检查直接入库。
由生产一部裥棉车间加工的裥棉毛巾布入库到凯奇布料仓库和歌蒂娅原料仓库时，此道工序未经过品质检查。或品检员在入库单上签字仅仅流于形式，仓库部门对未有品质检查的半成品直接入库，存在质量隐患，并对公司品牌与口碑构成风险。
审计建议：
严格执行公司产品质检制度与流程，切实维护产品质量，维护公司产品品牌形象。
5.ERP系统单据核对完整性不足。
审计人员对ERP系统里的数据与仓库保存的存根联进行核对，发现部分仓库找不到对应纸质存根联。为了防止未经授权私自在ERP系统里填制单据，应每月对ERP里所有的单据与纸质单据进行核对，但经了解，仓库、财务均未采取此种做法。
审计建议：
对于系统里的当月的所有单据，各仓库必须全部打印出纸质单据，按照规定权限审批后保管。财务部门在检查仓库单据时，也应对系统里的数据与纸质单据逻辑钩对，保证ERP数据的准确性、完整性。
对以上发现问题及审计建议的落实情况，请相关部门将整改时间、整改部门、整改责任人、整改措施在2022年12月31日前报审计部备案。
集团审计部
2022年11月17日
返回工作报告列表