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会展服务公司市场业务部门的管理制度和工作职责目录市场拓展部的工作职责和资源配置一、 数据库资源整合——客户资源整理和信息通道架设二、 部门配合和业务协作三、 资源配置情况市场拓展部人员绩效考核方式一、 电话销售人员的工作目标和责任实施二、 市场调研及客户服务人员的工作目标和责任实施三、 市场拓展部经理的工作目标和责任实施四、 市场拓展部员工福利待遇五、 市场拓展部员工日常工作管理业务部的的工作职责和资源配置一、 工作职责二、 资源配置业务部人员的绩效考核方式一、 业务员的工作目标的责任实施二、 业务主管的工作目标和责任实施三、 业务员的福利待遇四、 业务部员工的日常工作管理五、 业务部与设计部门的工作配合六、 业务部和制作部的人员配合市场拓展部的工作职责和资源配置概述：市场拓展部将是第一个与客户打交道的部门。所以，市场拓展部的人员应该是最熟悉公司的人，其中包括：公司的业务、计划、目标、宗旨。市场拓展部应主动去了解公司的每一项工作内容，熟知所有与业务有关的名词。只有成为对公司熟知的人，才可以知道我们究竟在做的是一个什么样的工作！我们要怎么样才能做好这一项工作！那么在客户提出问题的时候，我们会懂得如何向客户解答。至少我们可以知道该去找谁。在直接与客户接触或间接与客户接触的时候，市场拓展部的人员应下意识的去向客户宣传公司，把这样的宣传当成我们的责任。让客户感觉到，你对公司所能给他提供的服务和能达到的水准非常有信心。日常工作中，还应主动的给自己创造一个良好的工作环境。做为公司的先锋部门，市场拓展部应该永远充满激情与活力。一个良好的环境势必能带给自己一个愉快的心情。在注重公司内部环境整洁的同时，我们鼓励市场拓展部的人员给自己创造一个有个性的工作区域。一、数据库资源整合——客户资源整理和信息通道架设 （一）、展览相关信息资料的收集和整理1、展会信息资料整理A、 全年展会信息的整理：行业展会信息/区域展会信息的关注价值评定和参考资料；行业展会：配合业务负责并主动收集某一个行业的主要全年展会信息，分成不同的类别进行参考比较。B、 单一展会信息的整理：会刊购买/特装展台拍摄/重点客户名片收集在每个展会公关结束后，市场拓展部配合业务员对会刊上的平面图、特装展客户以及收集到的名片资料和电话联络过的客户反馈表进行总结归档。2、展馆信息收集和整理A、 展馆具体场地参数的整理（要求对上海的几个展馆有详细的外观照片和内部局部照片存档，详细的技术参数比如柱子大小尺寸等，外地的几个重点展会也应该如此进行））B、 展馆内相关个别联系人的联络渠道（对展馆里的工程部门和广告负责部分尤其注意）3、展览同行的信息关注A、 同行的公司规模情况B、 同行的业务情况4、行业媒体信息总结整理5、展商资料整理 A、 国家展团信息1）尽可能详细地搜集相关联络方式；2）定期发送我司相关展览及会议方面的资料，注意资料的更新，尽量提供有价值参考业务资料给客户。3）留意国家馆所参加的相关展览及会议，有针对性的对相应类型的国家馆分类，并进一步了解，可以采取拜访的形式做进一步沟通；4）目的是了解国家馆参加展览或会议的一般操作流程，明确具体负责相关部门及负责人、获取展览或会议的计划单、并建立初步合作意想；5）往来资料的整理归档；6）每半年做工作小结及现状分析，不断推进工作经度。B、 特装展商信息1)、市场拓展部将特装展商按行业进行划分，完成资料的统计归档；2）、根据以往会刊显示资料，按行业分类分别录入国内特装参展商、国外特装参展商、代理商（贸易公司）的资料并加以汇总;3）、根据汇总后的资料，提取重要客户部分；提供给业务部；4）、目的是熟悉掌握展览的客户群，提供详细的资料来源给业务部门。6、主办单位联络市场拓展部根据分析价值，主动取得与主办单位中的某个人的联络，结交朋友，获取其最新的展商信息 （二）、其他会务信息关注1、 网络专题信息摘选分析2、 选择报刊信息摘选3、 其他通路二、部门配合和业务协作（一）、市场拓展部与业务执行部的相互配合和协作 A、市场拓展部对业务执行部工作的支持1、 收集整理有价值性展商名单，由电话销售预先联系确认面洽或者招标需求，转由业务部门跟单服务；2、 对业务部门招投标的客户以及其他重点客户提供原来的参考展示风格和相关公关策划信息； B、业务执行部对市场拓展部工作的支持1、 跟踪市场拓展部提供的客户资源，并及时反馈；2、 提供市场拓展部没有掌握到的其他信息，与市场拓展部共同促进对行业和客户的认识 C、市场拓展部与业务执行部的沟通方式—市场拓展部和业务执行部的周会：时间： 每周一下午参加对象：市场拓展部主管、业务执行负责/电话销售、总经理会议程序：1、市场拓展部主管通报上一周提供客户信息情况和分配情况（见例表）一周（一月）客户联络分配情况统计可以安排时间面洽的客户 负责业务员 对方发具体要求的客户 负责业务员 寄发资料的客户 负责人员2、业务执行人员通报上一周客户跟踪情况 ，并提出由客户交谈中产生的问题和应对策略A、要求业务人员提供书面的面洽客户报告，包括具体的客户项目负责人和客户情况分析。尤其对于安排了面洽客户的情况，需要提供比较明细的说明，要有对客户的价值分析。在服务客户的过程中，必须能够做到通过其中我们的一个客户，拿到该展会的平面图、一些展商名录，或者通过与客户交谈，了解行业中哪些客户属于重点的大客户。（往往通过与客户的沟通和介绍产生的新客户是具有较高价值的，由于市场拓展部无法深入与客户接触，必要要求业务执行部努力达成该目标。除了市场拓展部提供的客户外，业务执行部应该在会议上有必要通报其他途径来源的客户情况，有助于市场拓展部全面把握客户行业方向和最新信息，有助于部门间的协作）B、能够面洽的客户一定要安排时间拜访，没有时间安排的，必须由另外同事代往的，必须事先招呼好。C、客户提供设计要求，业务执行部没有按照要求提交设计方案的，需要给出合理解释；D、客户要求寄资料，基本客户可由市场拓展部的电话销售寄发并跟踪。但市场拓展部分析该客户具有较大价值的，并且可能存在其他业务情况，不适应寄发简单的统一资料的。业务部应该另行编撰特定的有针对性的宣传资料，并争取尽量与客户接近面洽。E、业务执行部发现有市场拓展部没有关注的信息或者客户，应该提出建议，并有义务提供其事先已知的信息反馈到市场拓展部（因为此时其已经比市场拓展部更了解该信息，就不必要市场拓展部还做重复性的甚至可能难度更大的工作）。F、在客户信息的收集和积累上，需要明确业务执行部应该也有相应的业务，业务执行部在正常工作时间内无法完成对，对客户信息的积累上，应该自行安排时间完成工作。（二）、市场拓展部与设计部的工作协作A、市场拓展部对设计部工作的支持1、 提供最新展台设计风格参考式样市场拓展部通过专业刊物和相关信息通路，包括到展馆拍摄照片等方式，让设计部门得以了解到更多的展台展示风格，如果有可能，可以对我们所获取的图片资料进行分行业整理（汽车/印刷包装/通信信息/房产等），设计师在做图时可以根据客户的行业特征，综合参考；2、 对我们的客户提供原来的展出照片和同行业展会的大致参考风格通过专人到展会上拍摄照片，我们可以掌握一些客户的常年展出信息，包括其会大致选择哪些展会展出以及同行展出的会有哪些客户，甚至可以有以往的供应服务商信息等，从而设计师在出图时尤其是多家竞标的方案，会有针对性。B、设计部对市场拓展部的工作支持设计部在获取最新的信息上，应该通知市场拓展部参与关注。（三）、市场拓展部与其他业务部门的工作协作今后在信息提供通路畅通后，可以进一步把与业务执行部的协作，延伸到其他业务部门上。随着今后公司业务的发展，将会延伸出来新的业务部门（会务统筹部以及礼品推广部等），市场拓展部有必要根据公司的新的发展前景进行业务延伸。（四）、市场拓展部与公司管理和公司资源分配上的配合 A、公司宣传资料的配备1、 样册——必须明确一点，市场拓展部开拓的客户与其他业务部门的客户存在对公司的接受程度不一样，电话销售在通电话后，最直接和简单的介绍公司方式就是给对方寄发我们的样册，然后进一步跟进。在公司样册出来后，市场拓展部将安排人员，针对后3个月的主要展会特装展商寄发出去，并专人电话跟进（我们会尽量给有正确的对方联系人的寄发）。2、 光盘——公司统一制作一批空白光盘。样册的内容主要针对普通的客户，有些内容需要更新或者需要有针对一点内容的客户，建议由业务执行部另行配置光盘内容临时刻录，包括针对性展会和客户的行业参考资料。3、 网站——以后电话销售在初步介绍公司时给予给对方网址查看，一旦网站完善，可以采用最新案例的宣传方式即时向客户传达我们的服务优势和信息。4、 电子贺卡——该部分以后在客户有一定量的基础上，并且有对方个人的确切电子邮件上，可以定时通过邮件群发系统完成。目前建议各业务人员作为一种与客户保持沟通的方式自主决定使用。另外，MSN的使用也尽量限制在与客户的沟通上。三、市场拓展部资源配置1、 电话销售2人（可根据公司规模和需要进行调整）根据提供的客户信息进行电话联络，确认参展信息和招投标需求，转交业务部门；为了更好的开展销售工作，让电话销售人员熟悉行业，可以根据目前初步情况，作出初步分类：（供今后操作方式成熟后使用）——家电、汽车、摩托车、食品饮料、糖酒、机床、模具、铸造、锅炉、冶金、焊接、仪器仪表、化工类、航空、通讯、网络信息、包装、印刷、自行车及配件和维修、园艺、建筑机械设备、装饰材料、酒店设备用品、摄影器材、电梯、船舶、交通、铁路、海事、工业自动化等。——服装、面料、纺织、珠宝礼品、钟表、眼镜、美容化装、广告艺术、音响设备、音像制品、演出设备、舞台灯光、乐器、泵、轴承、基础件、工业零部件、安防、文体、家具、图书、保险、广播电视设备、银行、商业、超市、五金等行业划分之后，电话销售人员在市场拓展主管的配合下，可以根据全年的展览计划做出相对应的工作计划安排表，挑选出来有重点价值的展会，熟悉行业的大客户。在计划开始实施之后，定期将进展情况汇总。根据具体的联络情况做相应的调整。要求每个人都能了解并熟悉自己所负责的行业，寻找行业参展的习惯和方式。找出行业中所有的重点客户。注：由于业务工作量的过大，对行业的了解和资料收集，尽量由主攻某个行业的业务执行部人员完成。2、 市场调研1人购买会刊、收集展商名片、展位特装拍摄市场调研人员可以采用兼职方式进行安排：a、 展会有公司客户：由具体负责的业务人员布展期间和开展第一天到展馆，布展期间带好相机记录同行搭建情况，开展第一天收集客商名片和特装照片，并购买会刊。b、 展会无公司客户：开展第一天由主攻该展会或者负责该展会的业务员到现场收集名片和拍照，与曾经沟通过的客户现场联系，并购买会刊。c、 市场拓展部费用情况主要的费用支出方向与主办单位的联络投资：主要用于购买展商名录和其他信息，最具有价值比；公司安排并报销购买会刊的费用和交通：经常性支出，公司按规定报销资料邮寄费：给客户发送资料的费用，公司统一安排支付其他支出费用：根据公司财务制度报销市场拓展部门人员绩效考核方式一、电话销售人员的工作目标和责任实施1． 电话销售的工作要求：（1） 明确自己的工作内容、完成时间、目标要求。在每个展会工作开展前，写出工作计划，并随时注意计划进展情况。（2） 正常情况下，每人每日联络客户的电话应将数量保证为30个，占线及没有人的不包括在内。应保证每个电话的质量，将客户的信息了解的详细、清楚。不为赶数量而打电话。（3） 每日的电话记录要详尽并有日期注释。养成在记录本上做标注的习惯，每日检查，看是否有没有联络到的客户。没有联络结果的电话需及时跟进，必须有明确的情况记录。（4） 提前做好第二日的准备工作，不浪费工作时间查找资料。资料的收集不要只局限于会刊的查找，要多方着手，通过各种渠道获取信息和资料。例如：新闻、网络、报刊、行业内刊物等，争取不错过任何一个客户。（5） 需拜访的客户写明详细资料交部门主管统一安排。（6） 与项目人员沟通好拜访客户的时间。（7） 每周在部门工作会议中，明确制定未来的工作计划，总结工作成效。不必硬要按照展览计划表去联络客户，根据行业内的重点客户及个人所做的分析方案灵活掌握，对重点客户应保持长期沟通。（8） 配合部门其他同事，将每次的联络情况及时输入数据库，要求资料尽可能的详尽，以便随时调出。充分利用并逐渐完善数据库，定期检查数据库中的内容和信息。及时增补新的内容进去，将数据库变成手边最为有利的工具。（9） 对公司的所有资料要做好保密工作。做好保密工作是市场拓展部最需要注意的一项要求。市场拓展部所掌握的信息在任何时候都要加以保护。注意对资料的看管。所有的资料都不得擅自带出公司。（10） 电话销售每周五集中开会一次，向市场拓展部主管提交本周书面工作报告和下周主要工作安排。2． 电话销售人员的工资根据基本工资+提成+奖励三部分组成基本工资根据员工的学历情况、工作经历及业务技能和对公司的贡献价值因人而异、中标额计算提成根据项目的合同签单额计算奖励部分针对工作业务能力出色的员工而色，该部分可作为一些电话销售工作勤快但因客观原因没有达成满意业绩的员工补充收入的一种方式。3． 电话销售的提成按照业务合同的签单额提成 ％（其中需要扣除列入合同中的代客户交付的费用，其他需要扣除的费用再议）；，如果是几个电话销售共同配合完成的，按照平均分配的原则；电话销售提供业务员某展会的其中一个客户，由该客户直接延伸出来的同展会其他客户业务，视为电话销售人员的业绩。由电话销售提供的客户今后的其他项目合同业务额（成为老客户），也视为该电话销售的业绩。但该电话销售转为企业部门人员的例外（如由电话销售转为业务跟单，其提成方式按照业务跟单人员计算，并依公司老客户核计）4． 电话销售的奖励部分按照业绩和日常工作考核两种实施。（1）、单个电话销售人员累计当月（每月1-30日）完成提供业务签单总金额达到 万元，另外给予当月 的奖励；当月完成提供业务签单总金额达到 万元，另外给予当月 的奖励；当月完成提供业务签单总金额达到 万元，另外给予当月 的奖励；当月完成提供业务签单总金额达到 万元，另外给予当月 的奖励；电话销售人员的奖励金，按照季度统计的结果，每个季度末现金发放；（2）、单个电话销售人员完成公司规定的电话拜访量，提供给业务部门可以面洽或者参与招标的客户数量累计当月达到 家以上，但没有达到当月 万元的业务额的，公司给予 元的鼓励奖金。（3）、电话销售人员提供有特别重要的有价值的客户信息，对公司业务发展或其他方面有着突出意义的，公司给予另行奖励，该部分视具体情况由部门经理经商总经理后安排。 电话销售工作的非业绩考核部分的可以通过以下几个方面加以考核：a. 个人对所负责的行业及展会的了解程度。b. 是否能不断的对工作提出疑问及创新的办法。c. 是否能自觉的对所收集的资料做及时的整理与分析。d. 工作的主动性。5． 电话销售员的提成业务中标额时间以合同签订的当月为准（有附加部分金额的，以附加当月为准）；未签订合同的项目，以项目完成确定的金额为准。二、市场调研及客户服务人员的工作目标和责任实施（仅指专职人员，电话销售和业务被安排的不计入）1、 市场调研人员的工资以基本工资+奖励组成；2、 市场调研人员的奖励按照工作考核衡量，根据工作态度、工作效果和其他方便综合测评，当月随工资发送。3、 市场调研人员的工作要求（1）、市场调研人员要有明确的展会信息安排，展览会开幕时，到现场领取或购买会刊，做现场拜访及拜访记录。（2）、到展会现场要进行特装照片拍摄，照片资料应及时分类归档。（3）、每个展会结束后，市场调研人员要写出一份分析报告，总结展会的特装情况和主要客户价值分析。在部门会议上，针对一周情况，可以在部门内讨论，利于市场拓展部制定工作方向。（4）、市场调研人员应多关注专业会展和行业的刊物，形成会展的宏观理念。（5）、市场调研主要关注的方向：A、一年中，哪些行业举办展览最为频繁？此类展览被参展客户的重视程度如何？B、客户对展览的态度以及对展览公司的态度，展商通常选择服务商的途径。C、客户对目前合作的展览公司提供的制作和服务满意程度，需要改进和避免的问题集中在那些方面？D、了解竞争对手的动态及情况，对他们有一个准确的评估。E、注重媒体的重要消息，包括专业会展媒体的行业分析以及一些专门行业网站上的会展频道上的报道。（6）、市场调研每周一次向部门经理提交书面工作报告。三、市场拓展部主管的工作目标和责任实施1、 市场拓展部主管提供客户信息来源和安排部门内部人员工作，协调部门间的协作。2、 市场拓展部主管根据市场拓展部提供给业务部门的项目总额提成 ％（其中需要扣除列入合同中的代客户交付的费用和其他费用另议）；以合同签订的当月为准（有附加部分金额的，以附加当月为准），按季度统计发放。市场拓展部主管提供业务员某展会的其中一个客户，由该客户直接延伸出来的同展会其他客户业务，视为市场拓展部主管的业绩。由市场拓展部主管提供的客户今后的其他项目合同业务额，视为市场拓展部主管的业绩。3、 市场拓展部主管累计当月完成提供新开拓业务金额达到 万元，另外给予 的另外奖励，按照季度统计发放；如全年没有一月达到 万，但累计全年提供业务金额达到 万，另外给以全年提供总额的 ％奖励，以年终核算一次性发放。4、 市场拓展部主管的工作奖惩应该还需要综合与其他部门的协作以及对公司的长期发展贡献来考核，因为市场拓展部主管目前的工作还涉及了更多的部门工作管理和对公司管理的协作上，比如对设计部门的工作支持以及今后公司数据资源的储备并不一定产生最为直接的经济效益，但仍有必要视为工作考核的一部分。5、 市场拓展部主管工作要求（1）、制定部门工作制度和工作方面、目标要求（2）、根据销售人员特点，提供行业参展商信息，安排联络（3）、组织部门会议，安排工作总结和提高（4）、协调与业务部门和其他部门的协作（5）、市场拓展部主管每周一次向上级主管提交书面工作报告，每月提交一次部门工作月结。 细化一下的工作可以综合以下几个方面考虑。a. 多方搜集信息，注意各行业动态及重要消息。b. 按照场馆的展览计划，以时间为序，行业为主灵活安排。在重大展会举行前，共同分析展会特点，以及以往得到的各种信息及经验，提前考虑有可能出现的问题及确定解决办法，做到有的放矢。c. 及时进行对电话销售的客户联络总结，出现客户缺乏或者其他方面问题时可以立刻找出症结所在。每个展会联络结束之后，要拿出书面的总结报告，分析展会的价值比和客户价值比。d. 工作进度的定期安排、定期汇总，正确及时的调整部门员工工作状态。针对每个不同的展会和不同的展商类型，寻找出新的办法，并积极实施下去。四、市场拓展部员工福利待遇1、 市场拓展部员工享有公司统一的福利待遇2、 市场拓展部员工的可以有自己职业发展前景，在适当的时候，自己的能力和业务水平符合其他职位要求的时候，也可以由公司安排在其他部门从事相应的工作。五、市场拓展部员工日常工作管理（一）、工作礼仪①、接打电话的礼节 A、接电话1、外来电话铃响三次以内要接听；2、接到电话先报“你好！**展览公司！”；3、讲话要多用“请”字；4、养成记录的习惯；5、代接当事人不在的电话，应尽量问清对方的需要。并记录在便条上，代同事回来后转告；6、若接到的洽询电话不在自己的工作范围之内，也应该尽量予以回答，或选择适当的方式转由其他人员。 B、打电话1．一接通电话，先自报单位名称、姓名，并告知要件。2．咬字清晰，态度明朗。3．注意正确的礼仪。4．上班时间避免打私人电话，如有特殊情况，尽量简短。5．针对不同的客户可灵活变动不同的方式切入，但需注意公司的对外影响。办公室内接打电话应注意避免对同事工作造成影响②、穿着打扮1、 电话销售人员如有安排外出到展馆现场，考虑展馆内行走较多，可适当穿得休闲，但要得体；2、 电话销售人员如果需要陪同面对客户，应该着正规职业装，需要现场看场地等的，可灵活变动；（二）、部门资料文件的整理1、 市场拓展部的资料文件整理主要包括：专业会展书籍和报刊杂志及会刊资料的整理客户信息和电话销售记录的整理相关来往文档的整理会刊照片借阅登记管理2、 电话销售记录整理—电话销售人员每天针对客户的联络情况在统一的记录本上登记，对需要寄发公司资料或者传真的，每天下班前半小时总结整理，填好联络反馈单交给部门经理，统一安排发送。对方同意面洽的客户要即时填写联络反馈单，交由部门经理安排业务人员进一步联系；电话销售客户联络反馈登记表 联络人项目基本情况：联系时间： 项目地点： 项目类型： 客户需求 项目预算：客户联系方式：名称： 地址： 邮编： 电话： 传真： 联系人： 网址： 电邮：联络情况总结：客户价值初步分析：下一步处理意见：业务接单负责:展会会刊资料整理—展览会会刊购买回来后，应统一编码登记，由市场调研人员负责；电话销售和其他相关业务人员需要外借会刊的，应进行登记。会刊资料登记表编号 展会名称 展会行业 举办时间 举办场所会刊资料借阅登记表编号 会刊名称 借阅人 借阅时间 归还时间展会照片整理收集—展会照片通过数码拍摄后，当天应输入在电脑里，对应每个照片有可以明显的公司标识识别，方便查找；照片资料每月进行一套备份，刻入光盘，并根据行业进行分类。该部分工作由市场调研完成（电话销售或客户服务代办的，由该人员负责完成）。 收集展商名片整理—展商名片资料在收集后，每周安排一次统一输入。 展会特装客户明细登记展会时间 展会名称 展会地点 展商名称 展位面积 地址 邮编 电话 传真 联系人 职务业务执行部门人员管理制度和职责概述：业务执行部是沟通公司内部与客户的桥梁，是最直接与客户面对面接洽的。所以，业务执行部的人员需要非常丰富的专业经验和敬业精神以及职业道德。业务执行人员既要熟悉会展行业也要熟悉面对的客户行业，需要综合的会展业务执行素质和商务谈判技巧。一个敬业的业务执行人员是公司给客户的名片。日常工作中，业务部门应该有一个乐观向上的积极工作氛围，面对不同客户的不同要求，业务执行部门需要协同其他部门人员把每个客户每笔业务，用心做好，打造公司的品牌形象。 业务执行人员在与具体的客户沟通联系中，可有一定的灵活机动性，但需以遵守公司的根本宗旨为准。业务执行部门人员绩效考核方式一、业务执行部门的工作目标和责任实施（一）、业务执行人员的工作要求：1、 明确自己的工作内容、完成时间、目标要求。在每个展会工作开展前，写出工作计划，并随时注意计划进展情况。2、 每日的客户联络情况要有详尽记录，养成在记录本上做标注的习惯，每日检查，看是否有没有联络到的客户。没有联络结果的电话需及时跟进，必须有明确的情况记录。3、 提前做好第二日的准备工作，不浪费工作时间查找资料。资料的收集不要只局限于会刊的查找，要多方着手，通过各种渠道获取信息和资料。例如：新闻、网络、报刊、行业内刊物等，争取不错过任何一个客户。4、 每周在部门工作会议中，明确制定未来的工作计划，总结工作成效。不必硬要按照展览计划表去联络客户，根据行业内的重点客户及个人所做的分析方案灵活掌握，对重点客户应保持长期沟通。针对个别重点客户，需要在公关或设计前，进行专门的资料分析（企业背景/产品定位和推广特色/以往展出照片和风格分析/同行展出情况/企业其他非展览业务等）5、 配合部门其他同事，将每次的联络情况及时输入数据库，要求资料尽可能的详尽，以便随时调出。充分利用并逐渐完善数据库，定期检查数据库中的内容和信息。及时增补新的内容进去，将数据库变成手边最为有利的工具。6、 对公司的所有资料要做好保密工作，注意对资料的看管。
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